Fragen und Antworten zu Team & Personen

Team & Personen zeigt, wer in der Ausbildung verbunden ist: Azubis, Betriebe, Ausbildungspersonen und externe Personen wie Lehrkräfte oder Prüfer. Profile, Rollen, Einladungen, Zuweisungen, Zuständigkeiten und sichtbare Kontaktdaten werden dort organisiert.

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Was ist der Bereich Team?

Der Bereich `Team` zeigt Personen, die zum eigenen App-Kontext gehören. Dazu gehören je nach Rolle zum Beispiel Azubis, Betrieb, Ausbildungspersonen, externe Personen oder Gruppenbezüge. Über Team werden Personenprofile geöffnet, Beziehungen geprüft und je nach Berechtigung auch Zuweisungen, Gruppen, Einladungen oder Rechte verwaltet.

Was ist der Unterschied zwischen Betrieb, Ausbildungsperson, Azubi und externer Person?

Der Betrieb ist das zentrale Betriebskonto und verwaltet Team, Azubis, Einstellungen und je nach Tarif weitere Funktionen. Ausbildungspersonen gehören zum Betrieb und können je nach Zuordnung und Berechtigung Azubis betreuen, Berichtshefte prüfen oder Teamfunktionen nutzen. Azubis führen ihr eigenes Berichtsheft und verwalten eigene Ausbildungsdaten. Externe Personen, zum Beispiel Lehrkräfte oder Prüfer, werden direkt mit einzelnen Azubis verbunden und gehören nicht automatisch zum Betrieb.

Wie wird eine Person zum Team hinzugefügt?

Personen werden im Bereich `Team` über den Plus-Button neben dem Seitentitel hinzugefügt. Dort wird je nach Rolle, Tarif und Berechtigung der passende Weg angezeigt. Betriebe können Verbindungen per Verknüpfungscode oder QR-Code ermöglichen; mit passenden Teamrechten können auch Ausbildungspersonen diesen Weg nutzen. Einzelne Einladungen sind für Betriebe ab Plus verfügbar, der CSV-Import für mehrere Personen ab Premium. Externe Personen können ebenfalls über den Plus-Button ihren Verknüpfungscode oder QR-Code teilen, damit sich Azubis direkt mit ihnen verbinden können.

Was ist der Verknüpfungscode im Team-Bereich?

Der Verknüpfungscode ist ein Code, mit dem passende Personen eine Verbindung herstellen können. Betriebe nutzen ihn für Verbindungen mit Azubis und Ausbildungspersonen. Externe Personen nutzen ihn für Verbindungen mit Azubis. Der Code kann im Bereich `Team` über den Plus-Button geöffnet, kopiert, geteilt, per E-Mail versendet oder als QR-Code angezeigt werden.

Wie wird ein Verknüpfungscode erneuert?

Der Verknüpfungscode wird im Bereich `Team` über den Plus-Button geöffnet. Der Code ist grundsätzlich für Verknüpfungen gültig und muss nicht regelmäßig erneuert werden. In der Code-Ansicht kann der aktive Code bei Bedarf erneuert werden. Das sollte vor allem genutzt werden, wenn ein Code unerwünscht weitergegeben wurde oder missbräuchliche Verbindungen verhindert werden sollen.

Ist der Verknüpfungscode mehrfach gültig?

Ja. Der aktive Verknüpfungscode kann für mehrere Verbindungen genutzt werden, solange er nicht erneuert wird. Betriebe nutzen ihn für Verbindungen mit Azubis und Ausbildungspersonen. Externe Personen, zum Beispiel Lehrkräfte oder Prüfer, nutzen ihn für Verbindungen mit Azubis. Der Code wird im Bereich `Team` über den Plus-Button angezeigt.

Was tun, wenn der Verknüpfungscode unberechtigt weitergegeben wurde?

Wenn ein Verknüpfungscode unberechtigt weitergegeben wurde, sollte der Code erneuert werden. Dafür wird im Bereich `Team` der Plus-Button geöffnet und in der Code-Ansicht `Code erneuern` genutzt. Der bisherige Code wird dadurch nicht weiter für neue Verbindungen verwendet. Bestehende Verbindungen werden separat im jeweiligen Personenprofil geprüft oder entfernt.

Kann der QR-Code zur Verbindung ausgedruckt oder gezeigt werden?

Ja. Der QR-Code kann im Bereich `Team` über den Plus-Button angezeigt werden. Betriebe können ihn für Verbindungen mit Azubis oder Ausbildungspersonen nutzen. Externe Personen, zum Beispiel Lehrkräfte oder Prüfer, können ihn für Verbindungen mit Azubis zeigen oder ausdrucken, etwa in einer Klasse. Wer den QR-Code scannt, kann eine Verbindung mit dem jeweiligen Betrieb oder der externen Person herstellen.

Warum muss ein Azubi nach der Verbindung bestätigt werden?

Wenn sich ein Azubi mit einem Betrieb verbunden hat, kann im Personenprofil ein zusätzlicher Bestätigungsschritt erscheinen. Die Bestätigung prüft die Zuordnung und schützt vor unberechtigten Verbindungen. Solange dieser Zustand aktiv ist, wird der Berichtszugriff ausgeblendet. Nach der Bestätigung können die Ausbildungsfunktionen für den Azubi genutzt werden.

Wie werden Azubis Ausbildungspersonen zugewiesen?

Die Zuweisung wird im Bereich `Team` im Profil eines Azubis oder einer Ausbildungsperson verwaltet. Im Azubi-Profil kann der Bereich `Zugewiesene Ausbildungspersonen` geöffnet und geändert werden. Im Profil einer Ausbildungsperson kann entsprechend sichtbar sein, welche Azubis zugeordnet sind. Je nach Rolle können auch Gruppenleitungen innerhalb ihres erlaubten Bereichs Zuordnungen pflegen.

Wie wird eine Ausbildungsperson mehreren Azubis zugeordnet?

Eine Ausbildungsperson kann mehreren Azubis zugeordnet werden, wenn die passende Berechtigung besteht. Dafür wird im Bereich `Team` das Profil der Ausbildungsperson geöffnet und der Bereich der zugewiesenen Azubis geändert. Alternativ können Zuordnungen auch in den Profilen der einzelnen Azubis gepflegt werden. Bei Gruppen kann eine Gruppenleitung passende Zuordnungen innerhalb der Gruppe vornehmen.

Welche Berechtigungen können Ausbildungspersonen erhalten?

Betriebe können Ausbildungspersonen im Bereich `Team` zusätzliche Rechte geben. `Team verwalten` erlaubt die Verwaltung von Personen, Einladungen und Gruppen. `Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis` erlaubt den Zugriff auf alle Azubi-Berichtshefte im Betrieb, nicht nur auf direkt zugewiesene Azubis. Diese zusätzlichen Rechte sind ab Tarif `Plus` verfügbar.

Was bedeutet Team verwalten?

`Team verwalten` ist eine Berechtigung für Ausbildungspersonen und ist ab Tarif `Plus` verfügbar. Sie erlaubt das Verwalten von Personen, Einladungen und Gruppen im Team-Bereich. So können beispielsweise HR-Verantwortliche Personen hinzufügen, Gruppenzuordnungen pflegen oder Gruppen verwalten. Die Berechtigung wird im Profil der Ausbildungsperson im Bereich `Team` gesetzt.

Was bedeutet Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis?

`Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis` ist eine Berechtigung für Ausbildungspersonen und ist ab Tarif `Plus` verfügbar. Sie erweitert den Berichtszugriff über direkte Zuweisungen oder Gruppenleitungen hinaus. Eine berechtigte Ausbildungsperson kann dadurch Berichtshefte von Azubis im Betrieb öffnen, auch wenn keine einzelne direkte Zuordnung besteht. Das ist zum Beispiel für übergreifende Ausbildungsverantwortliche im Unternehmen sinnvoll. Die konkreten Aktionen im Berichtsheft hängen weiterhin vom Berichtstatus und den verfügbaren Funktionen ab.

Wie werden Personen aus dem Betrieb oder einer Verbindung entfernt?

Personen werden über das jeweilige Personenprofil entfernt oder getrennt. Im unteren Bereich des Profils erscheinen je nach Rolle und Verbindung passende Entfernen-Links. Betriebe können Personen im betrieblichen Kontext entfernen. Externe Personen können Verbindungen zu Azubis lösen. Azubis können Verbindungen zu externen Personen lösen. Dabei wird die Verbindung gelöst; der Account und die Daten der betroffenen Person, zum Beispiel das Berichtsheft, werden nicht gelöscht. Wenn ein Azubi im Tarif `Basic` aus dem Betrieb entfernt wird, wird das zugehörige Abo zum Laufzeitende gekündigt.

Werden Account und Daten gelöscht, wenn eine Verbindung entfernt wird?

Nein. Beim Entfernen einer Person oder Verbindung wird die Verbindung gelöst, aber der Account der betroffenen Person wird nicht gelöscht. Auch Daten der Person, zum Beispiel das eigene Berichtsheft, bleiben erhalten. Was sich ändert, ist der Zugriff: Der Betrieb oder die externe Person kann nach dem Entfernen nicht mehr auf die Person und die dazugehörigen Daten im bisherigen Verbindungskontext zugreifen. Wenn ein Azubi im Tarif `Basic` aus dem Betrieb entfernt wird, wird das zugehörige Abo zum Laufzeitende gekündigt.

Was passiert, wenn ein Azubi aus dem Betrieb entfernt wird?

Wenn ein Azubi aus dem Betrieb entfernt wird, endet die betriebliche Verbindung. Dadurch verliert der Betrieb den Zugriff auf die Person und das Berichtsheft. Der Account und die Daten des Azubis werden nicht gelöscht. Der Azubi fällt danach in den Solomodus und führt das Berichtsheft ohne betrieblichen Prüfprozess weiter. Im Tarif `Basic` wird das zugehörige Abo zum Laufzeitende gekündigt.

Wie funktionieren Einladungen für neue Personen?

Neue Personen können im Bereich `Team` über den Plus-Button eingeladen werden. Danach wird ausgewählt, ob ein Azubi oder eine Ausbildungsperson eingeladen werden soll, und die benötigten Daten werden erfasst. Betriebe können diese Einladungsfunktion ab Tarif `Plus` nutzen. Die Einladungsübersicht unter `Team` > `Einladungen` erscheint, wenn bereits Einladungen vorhanden sind, und dient zur Verwaltung offener Einladungen. Die eingeladene Person erhält eine Einladung, öffnet den Einladungslink, legt das Passwort fest und bestätigt die rechtlichen Hinweise. Danach wird aus der vorbereiteten Einladung ein nutzbares Personenkonto.

Welche Personen können eingeladen werden?

In der Einzel-Einladung können Azubis und Ausbildungspersonen eingeladen werden. Für beide Rollen werden E-Mail-Adresse, Anrede, Vorname, Nachname und optional eine Telefonnummer erfasst. Bei Azubis kommen Ausbildungsdaten hinzu; außerdem können Ausbildungspersonen und Gruppen zugewiesen werden. Bei Ausbildungspersonen können Gruppen und Gruppenleitungen hinterlegt werden.

Was passiert, wenn eine Einladung abläuft?

Wenn eine Einladung abläuft, kann der Einladungslink nicht mehr für die Einrichtung des Kontos genutzt werden. Die vorbereitete Person bleibt als offene Einladung in der Einladungsübersicht sichtbar. Dort kann die Einladung erneuert und erneut versendet oder widerrufen werden. Einladungen sind 45 Tage gültig.

Was ist der Unterschied zwischen Einladung und Verknüpfungscode?

Eine Einladung bereitet eine konkrete neue Person mit bestimmten Daten vor und wird später von dieser Person abgeschlossen. Der Verknüpfungscode ist allgemeiner: Er kann geteilt oder als QR-Code gezeigt werden, damit passende Personen selbst eine Verbindung herstellen. Ein aktiver Verknüpfungscode kann für mehrere Personen verwendet werden, solange er nicht erneuert wird.

Können mehrere Personen per CSV importiert werden?

Ja, Betriebe können ab Tarif `Premium` mehrere Personen per CSV vorbereiten und einladen. Vor dem eigentlichen Import kann die Datei geprüft werden, ohne Personen anzulegen oder Einladungen zu versenden. Der Import kann auch Verknüpfungen zwischen Azubis und Ausbildungspersonen prüfen. Für neue Personen erzeugt das System Einladungen.

Warum ist der CSV-Import nicht verfügbar?

Der CSV-Import ist stärker tarif- und rechtegebunden als die Einzel-Einladung. Im Firmenkontext ist er als Premium-Funktion vorgesehen. Wenn der Import nicht angezeigt wird, fehlen der passende Tarif, die passende Berechtigung oder der Zugriff auf die Importansicht.

Welche Daten werden beim Einladen eines Azubis benötigt?

Beim Einladen eines Azubis werden Basisdaten wie E-Mail-Adresse, Anrede, Vorname, Nachname und optional Telefon erfasst. Zusätzlich werden Ausbildungsdaten benötigt, zum Beispiel Ausbildungsberuf oder Berufsbezeichnung, Ausbildungsstart, Ausbildungsende, Start des digitalen Berichtshefts und Tages- oder Wochenmodus. Optional können verantwortliche Ausbildungspersonen und Gruppenzuordnungen hinterlegt werden.

Wie kann ein Betrieb eine Ausbildungsperson einem Azubi zuweisen?

Der Betrieb öffnet den Bereich `Team`, wählt den Azubi aus und öffnet im Profil den Abschnitt `Zugewiesene Ausbildungspersonen`. Über `zuweisen` oder `ändern` wird die Auswahl geöffnet. Dort wird die passende Ausbildungsperson ausgewählt und die Änderung gespeichert.

Wie kann eine Ausbildungsperson wieder von einem Azubi entfernt werden?

Die Zuweisung wird im Bereich `Team` im Profil des Azubis geändert. Dafür wird der Azubi geöffnet und der Abschnitt `Zugewiesene Ausbildungspersonen` aufgerufen. Über `ändern` wird die Auswahl angepasst; die Ausbildungsperson wird aus der Auswahl entfernt und die Änderung gespeichert.

Was passiert, wenn ein Betrieb die Zuweisung einer Ausbildungsperson zu einem Azubi entfernt?

Beim Entfernen der Zuweisung endet die direkte Zuständigkeit dieser Ausbildungsperson für den Azubi. Die Person selbst wird dadurch nicht aus dem Betrieb gelöscht. Zugriff kann weiterhin bestehen, wenn eine andere Grundlage vorhanden ist, zum Beispiel Gruppenleitung oder die Freigabe `Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis`.

Wie kann ein Betrieb prüfen, welche Ausbildungspersonen einem Azubi zugeordnet sind?

Der Betrieb öffnet den Bereich `Team` und wählt den Azubi aus. Im Profil des Azubis zeigt der Abschnitt `Zugewiesene Ausbildungspersonen`, welche Ausbildungspersonen direkt zugeordnet sind. Von dort aus kann die Zuordnung bei passender Berechtigung auch geändert werden.

Wie kann ein Betrieb prüfen, welche Azubis einer Ausbildungsperson zugeordnet sind?

Der Betrieb öffnet den Bereich `Team` und wählt die Ausbildungsperson aus. Im Profil der Ausbildungsperson zeigt der Abschnitt `Zugewiesene Azubis`, welche Azubis direkt zugeordnet sind. Bei passender Berechtigung kann die Zuordnung dort geändert werden.

Warum sieht eine Ausbildungsperson keine Einladungen?

Einladungen gehören zu den erweiterten Teamfunktionen ab Tarif `Plus`. Eine Ausbildungsperson sieht und verwaltet Einladungen nur, wenn der Betrieb im Profil der Ausbildungsperson die Teamverwaltung freigegeben hat. Ohne diese Freigabe erscheint der Einladungsbereich für die Ausbildungsperson nicht.

Warum sieht eine Ausbildungsperson keine Gruppenverwaltung?

Gruppen gehören im Firmenkontext zu den erweiterten Funktionen ab Tarif `Plus`. Eine Ausbildungsperson sieht die Gruppenverwaltung nur, wenn der Betrieb im Profil der Ausbildungsperson die Teamverwaltung freigegeben hat. Ohne diese Freigabe können Gruppenbezüge sichtbar sein, aber die Gruppenverwaltung wird nicht angeboten.

Was passiert nach dem Annehmen einer Einladung?

Nach dem Annehmen der Einladung (Klick auf den Link in der Einladungs-E-Mail) wird aus der vorbereiteten Einladung ein nutzbares Personenkonto. Die Person legt das Passwort fest und bestätigt die rechtlichen Hinweise. Danach erscheint sie nicht mehr als offene Einladung, sondern als Person im Team. Vorbereitete Zuordnungen, zum Beispiel Gruppen oder Ausbildungspersonen, werden direkt eingestellt und sind sofort aktiv.

Warum kann eine E-Mail-Adresse nicht erneut eingeladen werden?

Eine E-Mail-Adresse kann jeweils nur einem Account zugeordnet sein. Deshalb kann sie nicht erneut eingeladen werden, wenn dazu bereits ein Konto oder eine offene Einladung besteht. Bei einer offenen Einladung wird die vorhandene Einladung in der Einladungsübersicht verwaltet. Besteht bereits ein aktives Konto, wird die Person über den passenden Verknüpfungsweg verbunden, zum Beispiel über den Verknüpfungscode oder QR-Code des Betriebs.

Warum gehört eine Lehrkraft nicht zum Betriebsteam?

Eine Lehrkraft ist eine externe Person und wird direkt mit einzelnen Azubis verbunden. Sie wird dadurch nicht als Ausbildungsperson oder Betriebsmitglied angelegt. Die Verbindung dient dem Austausch oder der Einsicht im jeweiligen Azubi-Kontext, ohne die Lehrkraft dem Betriebsteam hinzuzufügen.

Welche Daten werden beim Einladen einer Ausbildungsperson benötigt?

Beim Einladen einer Ausbildungsperson werden Basisdaten wie E-Mail-Adresse, Anrede, Vorname, Nachname und optional Telefon erfasst. Je nach Kontext können außerdem Gruppen oder Gruppenleitungen hinterlegt werden. Weitere Zuständigkeiten und Berechtigungen können im Personenprofil gepflegt werden, wenn die Person im Team angelegt oder verbunden ist.

Welche Personen sind im Bereich Team sichtbar?

Die sichtbaren Personen hängen von Rolle, Verbindung und Berechtigung ab. Betriebe sehen den betrieblichen Personenkreis. Ausbildungspersonen sehen je nach Rechten und Zuordnung Azubis, Gruppenmitglieder und weitere freigegebene Personen. Azubis sehen in der Regel den Betrieb, verbundene Ausbildungspersonen, verbundene externe Personen und passende Gruppenleitungen. Externe Personen sehen direkt verbundene Azubis.

Was steht im Profil einer Person?

Ein Personenprofil zeigt die Bereiche, die für Rolle, Verbindung und Berechtigung verfügbar sind. Bei Azubis können zum Beispiel Profil- und Kontaktdaten, Chat, Ausbildung und Berichtsheft, Ausbildungsrahmenplan, KI-Assistenz, interne Notizen ab Tarif `Plus`, Gruppen, zugewiesene Ausbildungspersonen, verbundene externe Personen, Ausbildungsdaten mit Berichtsheft-Statistik und Support-ID erscheinen. Nicht jedes Profil enthält alle Bereiche.

Warum sehe ich eine Person im Team nicht?

Eine Person erscheint im Bereich `Team` nur, wenn die passende Verbindung, Zuordnung oder Berechtigung besteht. Häufige Gründe sind eine fehlende Verbindung, fehlende direkte Zuweisung, fehlende Gruppenzugehörigkeit, fehlende Gruppenleitung oder fehlende Zusatzrechte. Externe Personen sind nicht automatisch mit einem ganzen Betrieb verbunden, sondern mit einzelnen Azubis.

Was kann im Profil einer Person verwaltet werden?

Im Profil einer Person können sichtbare Bereiche geöffnet oder bearbeitet werden. Bei Azubis führt das Profil unter anderem zu Ausbildung und Berichtsheft, Ausbildungsrahmenplan, KI-Assistenz, internen Notizen ab Tarif `Plus`, Gruppen, zugewiesenen Ausbildungspersonen, externen Verbindungen, Ausbildungsdaten und Berichtsheft-Statistik. Bei Ausbildungspersonen können zum Beispiel Gruppen, Gruppenleitungen, zugewiesene Azubis und Berechtigungen erscheinen.

Welche Bereiche gibt es im Profil eines Azubis?

Im Profil eines Azubis können Bereiche wie Chat, Ausbildung und Berichtsheft, KI-Assistenz (im Firmenkontext ab Tarif `Plus`), interne Notizen (im Firmenkontext ab Tarif `Plus`), zugewiesene Ausbildungspersonen, Gruppen (im Firmenkontext ab Tarif `Plus`), Betrieb, verbundene externe Personen, Ausbildungsdaten und Kontakt erscheinen. Bei externen Personen gelten für eigene interne Notizen und Gruppen keine Firmen-Tarifgrenzen. Die App zeigt nur Bereiche an, für die Zugriff besteht.

Was zeigt der Bereich Ausbildung und Berichtsheft im Azubi-Profil?

Der Bereich `Ausbildung und Berichtsheft` zeigt den Einstieg in das Berichtsheft des Azubis und eine Statusübersicht zum Berichtsheft. Zusätzlich können Zusatzberichte, der Ausbildungsrahmenplan, offene Prüfungen und der Status der KI-Schreibkorrektur im Berichtsheft erscheinen, wenn diese Funktionen verfügbar sind.

Was ist die KI-Assistenz im Azubi-Profil?

Die `KI-Assistenz` im Azubi-Profil unterstützt bei der Einschätzung von Berichtsheft und Ausbildung. Sie umfasst eine Analyse zum Berichtsheft und zur Ausbildung sowie einen Chat, über den Fragen zu diesen Informationen gestellt werden können. Zu finden ist sie im Bereich `Team` im Profil eines Azubis. Für Betriebsleitung und Ausbildungspersonen ist sie ab Tarif `Plus` verfügbar; prüfende externe Personen können sie mit passendem Berichtszugriff unabhängig vom Betriebstarif sehen.

Ab welchem Tarif kann die KI-Assistenz für Berichtsheft-Analyse und Berichtsheft-Chat genutzt werden?

Für Betriebe und Ausbildungspersonen ist die KI-Assistenz im Azubi-Profil ab Tarif `Plus` verfügbar. Externe Prüfende können die KI-Assistenz unabhängig vom Firmen-Tarif nutzen, wenn sie mit dem Azubi verbunden sind und die Prüfungssicht verfügbar ist. Gemeint sind Analyse und Beurteilung sowie der Chat zu Berichtsheft und Ausbildung. Die KI-Schreibkorrektur im Berichtsheft ist davon getrennt.

Kann die Rechtschreibkorrektur für einzelne Azubis aktiviert werden, wenn sie betriebsweit aus ist?

Ja. Der Betriebsaccount kann die `KI-Schreibkorrektur im Berichtsheft` für einzelne Azubis individuell aktivieren oder deaktivieren. Der Weg führt über `Team`, das Profil des Azubis und den Bereich `Ausbildung und Berichtsheft`. Ausbildungspersonen sehen dort den Status, ändern die Einstellung aber nicht. So kann die Funktion zum Beispiel für einzelne Azubis eingeschaltet werden, auch wenn sie betriebsweit deaktiviert ist.

Was zeigen die Ausbildungsdaten im Azubi-Profil?

Die `Ausbildungsdaten` im Azubi-Profil zeigen Ausbildungsstart, Ausbildungsende, Start des digitalen Berichtshefts, Berichtsheftmodus und freie Tage. Die Berichtsheft-Statistik zeigt das Datum der letzten Berichtsheft-Aktivität und wie viele Tage bestimmten Eintragskategorien zugeordnet sind, zum Beispiel Betrieb, Schule oder Krank.

Wo ist sichtbar, an wie vielen Tagen ein Azubi krank war?

Die Anzahl der Krankheitstage ist im Azubi-Profil im Bereich `Ausbildungsdaten` unter `Statistik Berichtsheft` sichtbar. Dort zählt die Statistik, wie viele Tage im Berichtsheft mit der Eintragskategorie `Krank` markiert wurden.

Welche Bereiche gibt es im Profil einer Ausbildungsperson?

Im Profil einer Ausbildungsperson stehen Kontakt, Chat, zugewiesene Azubis, Gruppen und Berechtigungen im Vordergrund. E-Mail und Telefon sind sichtbar, wenn sie hinterlegt sind. Azubis sehen diese Kontaktdaten nur, wenn die Ausbildungsperson die Anzeige des eigenen Kontakts für Azubis in den Einstellungen nicht deaktiviert hat. Der Betriebsaccount kann im Profil der Ausbildungsperson direkte Azubi-Zuweisungen prüfen und Berechtigungen wie `Team verwalten` oder `Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis` setzen. Gruppen und Zusatzrechte sind im Firmenkontext ab Tarif `Plus` verfügbar.

Welche Bereiche gibt es im Profil der Betriebsleitung?

Im Profil der Betriebsleitung stehen vor allem die Kontaktdaten im Vordergrund. E-Mail und Telefon sind sichtbar, wenn sie hinterlegt sind. Azubis sehen diese Kontaktdaten nur, wenn die Betriebsleitung die Anzeige des eigenen Kontakts für Azubis in den Einstellungen nicht deaktiviert hat.

Welche Bereiche gibt es im Profil einer externen Person?

Im Profil einer externen Person, zum Beispiel einer Lehrkraft oder eines Prüfers, stehen Kontakt, Chat und der externe Beziehungskontext im Vordergrund. Je nach externer Rolle können auch eigene Gruppen sichtbar sein.

Ab welchem Tarif können interne Notizen im Azubi-Profil genutzt werden?

Interne Notizen im Azubi-Profil sind im Firmenkontext ab Tarif `Plus` verfügbar. Der Betrieb findet sie im Bereich `Team` im Profil eines Azubis. Ausbildungspersonen sehen und nutzen interne Notizen dort, wenn sie dafür berechtigt sind. Externe Personen, zum Beispiel Lehrkräfte oder Prüfer, können eigene interne Notizen zu verbundenen Azubis führen; diese externe Notizsicht ist vom betrieblichen Tarif getrennt.

Sieht ein Azubi die internen Notizen in seinem Profil?

Nein. Azubis sehen die internen Notizen nicht, die Betrieb oder Ausbildungspersonen im Azubi-Profil angelegt haben. Im Betriebskontext sind diese Notizen für Betriebsleitung und berechtigte Ausbildungspersonen sichtbar. Bei externen Personen, zum Beispiel Lehrkräften oder Prüfern, sind interne Notizen nur für die jeweilige externe Person selbst sichtbar.

Für was sind interne Notizen in einem Azubi-Profil?

Interne Notizen im Azubi-Profil dienen dazu, vertrauliche Hinweise zum Azubi festzuhalten, zum Beispiel Zielvereinbarungen, Erinnerungen an Feedbackgespräche, Fehlzeiten oder Beobachtungen zur Ausbildung. Der Bereich liegt im Profil des Azubis unter `Team`. Notizen können Text, Kategorie, Datei und Erinnerung enthalten und sind nicht Teil des Chats oder des Berichtshefts.

Wie wird ein Azubi mit einer externen Person verbunden?

Externe Personen stellen ihren Verknüpfungscode oder QR-Code bereit. Der Azubi gibt diesen Code in den Einstellungen im Bereich für externe Verbindungen ein oder nutzt den QR-Code. Danach entsteht eine direkte Verbindung zwischen Azubi und externer Person, zum Beispiel mit einer Lehrkraft oder prüfenden Person. Externe Personen werden dabei nicht automatisch Teil des Betriebs.

Kann ein Betrieb externe Personen zum Team hinzufügen?

Externe Personen werden nicht wie Azubis oder Ausbildungspersonen als Teil des Betriebs eingeladen. Sie verbinden sich direkt mit einzelnen Azubis, zum Beispiel über einen Verknüpfungscode oder QR-Code. Ein Betrieb kann die externe Verbindung im Profil eines verbundenen Azubis sehen, wenn die Sichtbarkeit dafür besteht.

Kann eine Ausbildungsperson verbundene externe Personen eines Azubis sehen?

Ja. Berechtigte Ausbildungspersonen sehen verbundene externe Personen im Bereich `Team` im Profil des Azubis. Dort werden zum Beispiel verbundene Lehrkräfte oder Prüfer angezeigt, inklusive E-Mail-Adresse für eine mögliche Kontaktaufnahme und Telefon, wenn eine Nummer hinterlegt ist.

Ab welchem Tarif können Einladungen genutzt werden?

Einzelne Einladungen für Azubis und Ausbildungspersonen sind für Betriebe ab Tarif `Plus` verfügbar. Im Tarif `Basic` verbinden sich Personen in der Regel selbst über den Verknüpfungscode oder QR-Code des Betriebs. Der CSV-Import für mehrere Personen ist ab Tarif `Premium` verfügbar.

Wie wird eine Einladung erneuert oder erneut versendet?

Offene Einladungen werden in der Einladungsübersicht verwaltet. Die Einladungsübersicht erscheint unter `Team` > `Einladungen`, wenn Einladungen vorhanden sind. Dort kann eine offene Einladung erneuert und erneut an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet werden. Dadurch wird die Gültigkeit der Einladung verlängert.

Was passiert, wenn eine Einladung widerrufen wird?

Wenn eine offene Einladung widerrufen wird, kann der Einladungslink nicht mehr genutzt werden. Die vorbereitete Einladung wird beendet und die Person kann die Konto-Einrichtung darüber nicht mehr abschließen. Das betrifft nur noch nicht angenommene Einladungen.

Wo sind offene Einladungen sichtbar?

Offene Einladungen erscheinen in der Einladungsübersicht unter `Team` > `Einladungen`, sobald Einladungen vorhanden sind. Dort werden vorbereitete Personenkonten angezeigt, die ihre Einladung noch nicht abgeschlossen haben. Von dort aus können offene Einladungen erneuert, erneut versendet oder widerrufen werden.

Was passiert, nachdem ein Azubi den Betriebscode eingegeben hat?

Nach Eingabe des Betriebscodes entsteht eine Verbindung zwischen Azubi und Betrieb. Der Azubi erscheint danach im Bereich `Team` des Betriebs. Wenn im Profil des Azubis eine Bestätigung angezeigt wird, muss der Betrieb diese Verbindung bestätigen, bevor die Ausbildungsfunktionen vollständig genutzt werden können.

Warum muss ein neu verbundener Azubi bestätigt werden?

Die Bestätigung schützt den Betrieb vor falschen oder unberechtigten Verbindungen. Dadurch kann der Betrieb prüfen, ob der Azubi wirklich zum Betrieb gehört. Solange die Bestätigung offen ist, werden sensible Ausbildungsbereiche wie das Berichtsheft noch nicht vollständig freigegeben. Im Tarif `Basic` wird mit der Bestätigung auch das Abo für diesen Azubi angelegt.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebscode und Verknüpfungscode einer externen Person?

Der Betriebscode verbindet einen Azubi oder eine Ausbildungsperson mit einem Betrieb. Der Verknüpfungscode einer externen Person verbindet einen Azubi direkt mit dieser externen Person, zum Beispiel mit einer Lehrkraft oder prüfenden Person. Externe Personen werden dadurch nicht Teil des Betriebs, sondern erhalten eine eigene direkte Verbindung zum Azubi.

Können Azubis selbst Ausbildungspersonen hinzufügen?

Azubis können Ausbildungspersonen nicht selbst zum Betrieb hinzufügen oder sich selbst zuweisen. Die Zuweisung von Ausbildungspersonen erfolgt durch den Betrieb oder durch Personen mit passenden Teamrechten. Azubis können aber externe Personen verbinden, zum Beispiel eine Lehrkraft, wenn diese einen Verknüpfungscode oder QR-Code bereitstellt.

Warum ist der Bereich Team leer oder unvollständig?

Der Bereich `Team` zeigt nur Personen, für die eine passende Verbindung, Zuordnung oder Berechtigung besteht. Wenn Personen fehlen, liegt häufig noch keine Verbindung vor, ein Azubi wurde noch nicht bestätigt, eine direkte Zuweisung fehlt, eine Gruppe ist nicht zugeordnet oder es fehlen Teamrechte.

Was bedeutet der Status eingeladen bei einer Person im Team?

Der Status `eingeladen` bedeutet, dass für diese Person bereits ein Personenkonto vorbereitet wurde, die Einladung aber noch nicht abgeschlossen ist. Die Person muss den Einladungslink öffnen, das Passwort festlegen und die rechtlichen Hinweise bestätigen. Erst danach wird aus der vorbereiteten Einladung ein aktiv nutzbares Konto.

Kann eine eingeladene Person schon Gruppen oder Ausbildungspersonen zugewiesen bekommen?

Ja. Bei der Einladung können bereits Zuordnungen vorbereitet werden. Bei Azubis können zum Beispiel Ausbildungspersonen und Gruppen hinterlegt werden. Bei Ausbildungspersonen können Gruppen oder Gruppenleitungen vorbereitet werden. Die vorbereiteten Zuordnungen werden mit der Einladung gespeichert und nach Abschluss der Einladung für das Personenkonto genutzt.

Kann die E-Mail-Adresse einer Einladung geändert werden?

Nein. Die E-Mail-Adresse einer offenen Einladung kann nicht direkt geändert werden. Wenn die E-Mail-Adresse falsch ist, muss die offene Einladung gelöscht beziehungsweise widerrufen und anschließend mit der richtigen E-Mail-Adresse neu angelegt werden.

Was passiert, wenn eine Einladung an die falsche E-Mail-Adresse gesendet wurde?

Wenn eine Einladung an eine falsche E-Mail-Adresse gesendet wurde und noch offen ist, sollte sie in der Einladungsübersicht widerrufen werden. Danach kann eine neue Einladung mit der richtigen E-Mail-Adresse erstellt werden. Wurde die Einladung bereits angenommen, muss der Fall im bestehenden Personenkonto geprüft werden.

Was passiert, wenn eine eingeladene Person bereits ein Konto hat?

Eine Einzel-Einladung kann nicht mit einer E-Mail-Adresse erstellt werden, zu der bereits ein Konto besteht. In diesem Fall muss die bestehende Person über den passenden Verknüpfungsweg verbunden werden, zum Beispiel über den Verknüpfungscode oder QR-Code des Betriebs. Beim CSV-Import wird für ein bereits bestehendes Konto, das noch nicht mit dem Betrieb verbunden ist, statt einer neuen Einladung ein Verknüpfungscode gesendet.

Können Ausbildungspersonen Einladungen verwalten?

Ja, wenn der Betrieb ihnen die passende Teamverwaltung gibt und der Tarif die Funktion enthält. Einladungen gehören zu den erweiterten Teamfunktionen ab Tarif `Plus`. Ohne diese Freigabe verwalten Ausbildungspersonen keine Einladungen für den Betrieb.

Welche Rechte braucht eine Ausbildungsperson, um Personen im Team zu verwalten?

Eine Ausbildungsperson benötigt die Freigabe `Team verwalten`. Diese Freigabe wird vom Betrieb im Bereich `Team` im Profil der Ausbildungsperson gesetzt. Damit können je nach Tarif Personen, Einladungen und Gruppen im Team-Bereich verwaltet werden. Die Funktion ist ab Tarif `Plus` verfügbar.

Was ist der Unterschied zwischen direkter Zuweisung und Gruppenleitung?

Eine direkte Zuweisung verbindet eine Ausbildungsperson gezielt mit einzelnen Azubis. Eine Gruppenleitung gilt für eine Gruppe, zum Beispiel einen Standort, eine Abteilung oder eine Klasse. Dadurch kann eine Ausbildungsperson für die Azubis dieser Gruppe zuständig sein und je nach Rolle auch Zuordnungen innerhalb der Gruppe verwalten. Gruppen sind ab Tarif `Plus` verfügbar.

Kann eine Ausbildungsperson Azubis ohne direkte Zuweisung sehen?

Ja, wenn eine andere passende Grundlage besteht. Eine Ausbildungsperson kann Azubis zum Beispiel über eine Gruppenleitung sehen oder wenn der Betrieb die Freigabe `Zugriff auf die Berichtshefte aller Azubis` erteilt hat. Ohne direkte Zuweisung, passende Gruppe oder zusätzliche Freigabe erscheinen Azubis nicht automatisch.

Wo findet der Betrieb die Support-ID einer Person im Team?

Der Betrieb findet die Support-ID einer Person im Bereich `Team`. Dazu wird das Profil der Person geöffnet; die Support-ID steht unten im Profil. Die Support-ID hilft dem Support, die richtige Person oder den richtigen Account eindeutig zuzuordnen.

Wie funktioniert das Verknüpfen per QR-Code?

Das Verknüpfen per QR-Code nutzt denselben Verknüpfungscode wie die manuelle Code-Eingabe. Betriebe und externe Personen öffnen im Team-Bereich über den Plus-Button oben links den Verknüpfungscode und stellen die Ansicht auf QR-Code um. Die andere Person scannt den QR-Code im passenden Verknüpfungsbereich, bestätigt den Vorgang mit dem aktuellen Passwort und wird danach verbunden. Betriebe nutzen den Code für Azubis und Ausbildungspersonen, externe Personen für Verbindungen mit Azubis.

Können einem Azubi mehrere Ausbildungspersonen zugewiesen werden?

Ja, einem Azubi können mehrere Ausbildungspersonen zugewiesen werden. Die Zuweisung wird im Team-Bereich im Profil des Azubis verwaltet. Dort erscheint das Kapitel für zugewiesene Ausbildungspersonen, wenn die aktuelle Rolle die passende Berechtigung hat. Mehrere Zuweisungen sind sinnvoll, wenn zum Beispiel eine Ausbildungsperson fachlich betreut und eine weitere Person regelmäßig Berichte prüft.

Können mehrere Ausbilder einen einzelnen Azubi betreuen?

Ja, ein Azubi kann mehreren Ausbildungspersonen zugewiesen werden. Betriebe und berechtigte Personen öffnen dafür im Team-Bereich das Profil des Azubis und bearbeiten dort die zugewiesenen Ausbildungspersonen. Zusätzlich können Gruppen helfen, Zuständigkeiten nach Standort, Abteilung, Klasse oder Fachbereich zu ordnen. Das ist sinnvoll, wenn mehrere Personen denselben Azubi begleiten, Berichte prüfen oder für unterschiedliche Bereiche zuständig sind.

Kann ein Azubi mit mehreren Lehrkräften verknüpft werden?

Ja, ein Azubi kann mit mehreren externen Personen verknüpft werden, also auch mit mehreren Lehrkräften. Die Verbindung läuft über den Verknüpfungscode einer externen Person oder über den passenden QR-Code. Azubis verwalten externe Verbindungen unter `Einstellungen > Externe Personen`. Nach der Verbindung kann die Lehrkraft das Berichtsheft im erlaubten Umfang sehen und kommentieren.

Kann ein Azubi mit mehreren externen Personen verknüpft werden?

Ja, ein Azubi kann mit mehreren externen Personen verbunden sein. Externe Personen können zum Beispiel Lehrkräfte, Prüfer oder erziehungsberechtigte Personen sein. Azubis verwalten solche Verbindungen unter `Einstellungen > Externe Personen`. Dort kann ein Verknüpfungscode eingegeben oder ein QR-Code gescannt werden. Bestehende externe Verbindungen können im Personenkontext sichtbar sein.

Wie verbinden sich Azubis mit einer Lehrkraft?

Azubis verbinden sich mit einer Lehrkraft über eine externe Verbindung. Die Lehrkraft registriert sich als externe Person und öffnet im Team-Bereich über den Plus-Button oben links den eigenen Verknüpfungscode oder QR-Code. Der Azubi öffnet `Einstellungen > Externe Personen`, gibt den Code ein oder scannt den QR-Code und bestätigt die Verbindung mit dem aktuellen Passwort. Danach ist die Lehrkraft mit dem Azubi verbunden.

Wie verknüpfen sich Lehrkräfte mit Azubis?

Lehrkräfte verknüpfen sich als externe Personen mit Azubis. Die Lehrkraft öffnet im Team-Bereich über den Plus-Button oben links den eigenen Verknüpfungscode oder QR-Code. Der Azubi nutzt diesen Code unter `Einstellungen > Externe Personen`, bestätigt die Verbindung mit dem aktuellen Passwort und legt die externe Verbindung an. Danach kann die Lehrkraft den Azubi im eigenen Personenbereich sehen.

Welche Funktionen können externe Personen nutzen?

Externe Personen, zum Beispiel Lehrkräfte oder Prüfer, sehen vor allem die mit ihnen verknüpften Azubis. Im passenden Kontext können sie Berichtshefte einsehen, Berichte kommentieren, Chat nutzen, wenn der Chat aktiviert ist, und eigene interne Notizen führen. Externe Personen gehören nicht zum Betriebsteam und verwalten keine betrieblichen Rechte, Tarife oder Gruppen des Betriebs.

Kann einem Azubi mehr als eine Ausbildungsperson zugewiesen werden?

Ja, ein Azubi kann mehr als eine Ausbildungsperson haben. Betriebe und berechtigte Personen öffnen dafür im Team-Bereich das Profil des Azubis und bearbeiten dort die zugewiesenen Ausbildungspersonen. Dadurch können mehrere verantwortliche Personen denselben Azubi begleiten, zum Beispiel für unterschiedliche Fachbereiche, Standorte oder regelmäßige Berichtsheftprüfung.

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