Häufige Fragen

Wenn wir von der Web-App sprechen, dann meinen wir den Aufruf der App-Software über die Website (unabhängig ob vom PC, Tablet oder Smartphone). 

Wenn wir von Mobile-App sprechen, dann sind damit die aus den App-Stores geladenen Apps für Smartphones mit Android oder iOS Betriebssystem gemeint.

Bestimmte Funktionen wie die Registrierung (alle Rollen) oder die Verwaltung von Mitarbeitenden (Rolle Betrieb), sind nur über die Web-App möglich, siehe hierzu auch die Tabelle unter dem Menüpunkt “Mobile App”.

Sollten jemals technische oder andere Probleme mit der App auftauchen, versuchen Sie diese zuerst selbstständig über den FAQ-Bereich zu lösen.

Lassen sich die Probleme nicht über den FAQ-Bereich lösen, so finden Sie in der App im Einstellungsbereich unter “Hilfe & Kontakt” entsprechende Kontaktdaten. Für die weitere Lösung des Problems ist es zudem hilfreich, die Support-ID mit anzugeben. Die Support-ID ist ebenfalls im Einstellungsbereich der App unter “Hilfe & Kontakt” zu finden.

Sollten jemals technische Probleme mit der App auftauchen, die sich nicht selbstständig über den FAQ-Bereich lösen lassen, so ist es für die Lösung des Problems hilfreich, seine Support-ID mit anzugeben.  Die Support-ID ist im Einstellungsbereich der App unter “Hilfe & Kontakt” zu finden.

Im Einstellungsbereich in der App unter “Login & Account” können sowohl die hinterlegte E-Mailadresse, wie auch das Passwort geändert werden. Sollte das Passwort vergessen worden sein, so kann dieses über den “Passwort vergessen?”-Link zurückgesetzt werden (neben dem Login-Feld für das Passwort).

Hat man sich z.B. von einem fremden Computer aus in der App angemeldet und vergessen sich dort wieder abzumelden, so gibt es die Möglichkeit, sich im Einstellungsbereich unter “Login & Account”, von allen Geräten abzumelden.

Jedes Konto kann vollständig und inklusive aller Daten im Einstellungsbereich unter “Login & Account” gelöscht werden. Achtung: das Löschen des Kontos und der Daten kann nicht widerrufen werden.

Profilbilder können optional für jedes Konto im Einstellungsbereich der App hochgeladen werden.

Sollte es zu einem Ausbildungsabbruch kommen, kann die Verknüpfung zwischen Azubi und Betrieb von beiden Seiten gelöst werden. Der Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten. Azubis behalten bis zur Löschung des eigenen Kontos den Zugriff auf ihre Berichtsheft-Daten.

Der Ausbildungsnachweis kann als PDF-Datei in einer übersichtlichen Wochenübersicht mit dem Namen, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum dargestellt werden.

Folgende Daten werden für die Registrierung benötigt:

• Rolle (Azubi, Ausbildende, Betrieb)
• Vorname und Nachname
• Anrede (Keine Angabe, Frau, Mann)
• E-Mail-Adresse

für Azubis zudem:

• Ausbildungsstart
• Ausbildungsende
• Zeitpunkt, ab welchem das digitale Berichtsheft geführt werden soll

für Betriebe zudem:

• Adresse des Betriebs
• Telefonnummer
• Zugehörigkeit zu einer Innung

Der Zeitpunkt ab dem das Berichtsheft digital geführt wird, kann in der App vom Azubi frei gewählt werden.

Die Nutzung der App ist für Nutzer in den Rollen „Azubi“ und „Ausbildende“ grundsätzlich kostenfrei.

Für Betriebe, welche die Berichtsheft-App einsetzen möchten, ist die Nutzung kostenpflichtig (nach einer 30-tägigen Testphase je Azubi) – siehe hierzu die Seite Preise. Ohne eine Verknüpfung mit einem Betrieb können Azubis die App dauerhaft kostenfrei nutzen. Die wesentlichen Vorteile der App – die Möglichkeit der digitalen Signierung sowie die Einsicht in die Aktivitäten durch die Ausbildungsverantwortlichen – können dann jedoch nicht genutzt werden.

• Auszubildende benötigen eine E-Mail-Adresse und ein Smartphone oder ein Tablet oder PC.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. Im Rahmen der Registrierung über den Browser, bzw. der Web-App legen sich die Auszubildenden ein Profil an und tragen ein, ab wann das digitale Berichtsheft geführt wird, sowie den Beginn und das Ende der Ausbildung. 
• Sobald die Azubis den Betriebscode ihres Betriebs erhalten und eingegeben haben, wird die Verknüpfung mit dem Betrieb ermöglicht (der Betrieb muss diese Verknüpfung noch bestätigen).
• Die Ausbildungsnachweise (Berichte) können nach der Bestätigung der Verknüpfung durch den Betrieb durch diesen, oder einen vom Betrieb zugewiesenen Ausbildungsverantwortlichen, digital kommentiert, abgelehnt oder signiert werden. Einmal signierte Berichte können im Nachhinein nicht mehr verändert werden.
• Azubis können sich die App für iOS oder Android im jeweiligen App-Store nach der Registrierung kostenlos aufs Handy laden.

Zusätzliche Funktionen:

• Statushinweise informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also die Ausbildenden einen Eintrag signieren oder ablehnen. Ein übersichtliches Ampelsystem zeigt den persönlichen Bearbeitungsstand. Mit automatischen Benachrichtigungen wird an noch offene Ausbildungsnachweise (Berichte) erinnert.
• Bei Handyverlust oder Wechsel gehen keine Daten verloren, sie sind in der Cloud gespeichert und stehen nach einem Login in die App zur Verfügung.
• Azubis können die App auch ohne einen verknüpften Betrieb nutzen (Solo-Modus). Die wesentlichen Vorteile der App – die Möglichkeit der digitalen Signierung sowie die Einsicht in die Aktivitäten durch die Ausbildungsverantwortlichen – können dann jedoch nicht genutzt werden. Die Berichtsheft-Einträge werden digital über die App erfasst, müssen den Ausbildungsverantwortlichen jedoch dann konventionell auf Papier oder als PDF zur Unterschrift vorgelegt werden (Menüpunkt “Senden & Drucken”). 

Vorteile:

• Automatische Synchronisierung
• Automatisierte Vorschläge für Tätigkeiten
• Unkompliziertes Hinzufügen von Fotos und Dokumenten über die Kamera möglich
• Ausdrucken und Verschicken von einzelnen Berichten jederzeit möglich

Berichtshefteinträge können geändert werden (sofern sie abgelehnt oder noch nicht zur Signierung eingereicht wurden) indem der Tageseintrag aufgerufen wird. Dort dann einfach auf den zu ändernden Tätigkeitseintrag klicken. Dieser kann dann geändert oder auch entfernt werden - das gleiche gilt für eventuell mit angefügte Bilder. Bereits signierte Einträge können im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Der Typ eines Eintrags (bspw. Schule oder Betrieb) kann durch Klick auf das Typen-Label (oben rechts beim Eintrag) geändert werden.

Die App lernt laufend dazu und merkt sich die Tätigkeiten der Azubis individuell. Sollten bestimmte Tätigkeiten nicht mehr als Vorschläge angezeigt oder textlich angepasst werden, so ist dies in der Rolle Azubi im Einstellungsbereich unter “Ausbildung & Berichtsheft” möglich. Dort befindet sich eine Liste aller erfassten Tätigkeiten. Diese können dort einfach bearbeitet oder auch gelöscht werden – die Bearbeitung muss durch das Häkchen (oben rechts) bestätigt werden.

Eine Änderung der Ausbildungsdaten kann erforderlich werden, wenn ein Azubi die Ausbildung verkürzt oder die Lehrzeit verlängern muss. Die Ausbildungsdaten können jeweils nur durch den Azubi selbst angepasst werden. Dies ist im Einstellungsbereich der Anwendung unter “Ausbildung & Berichtsheft” möglich.

Sobald sich Azubis und deren Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in der Verwaltungsansicht der Web-App (Rolle: Betrieb).

Mit der Azubi-App wird der Ausbildungsnachweis täglich und auf Wunsch mit einer Stundenübersicht geführt. Die Ausbildungsnachweise können vom Ausbildungsverantwortlichen täglich oder für eine ganze Woche signiert werden.

Sollte es während der Ausbildung zu einem Betriebswechsel kommen, können die Auszubildenden das digitale Berichtsheft weiterhin ohne Datenverlust in der digitalen Berichtsheft App führen. Dazu müssen sich die Azubis lediglich mit dem neuen Betrieb verknüpfen. Der vorherige Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Auszubildende ohne eine erneute Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis ebenfalls weiter nutzen. Dabei fällt allerdings die Funktion für die digitale Signierung durch die Ausbildenden weg. Die Berichte müssen dann als PDF ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden konventionell zur Unterschrift vorgelegt werden.

Auch Azubis ohne eine Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis nutzen. Dabei fällt jedoch die wichtigste Funktion der digitalen Signatur weg. Die Berichte müssen dann als PDF-Dokument ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden zur Unterschrift vorgelegt werden.

• Ausbildende benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. 
• Ausbildende erhalten ebenso wie Azubis von ihrem Betrieb einen individuellen Betriebscode, welcher in der App eingegeben wird und somit eine Verknüpfung zum Betrieb herstellt. Anschließend muss der Betrieb in der Verwaltungsebene der Web-App Azubis und Ausbildende einander zuweisen. Erst nach der Zuweisung zu mindestens einem Azubi, steht den Ausbildungsverantwortlichen der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Bei den Ausbildenden erscheint das Azubi-Profil nach der Zuweisung in der Verwaltungsoberfläche.
• Anschließend können die Ausbildenden Ausbildungsnachweise empfangen, kommentieren und signieren (oder ablehnen).
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Vorteile :

• Alle Berichte und alle Azubis auf einen Blick
• Automatische Synchronisierung
• Praktische Wochen- und Monatsansicht
• Mehrere Berichte mit einem Klick signierbar
• Keine Begrenzung der Auszubildenden
• Zeitersparnis bei der Prüfung der Berichte

Sobald sich Azubis und deren Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in der Verwaltungsansicht der Web-App (Rolle: Betrieb).

• Betriebe (bzw. eine den Betrieb vertretende Person) benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android ist die Registrierung nicht möglich. 
• Um Auszubildende und Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb zu verknüpfen, nutzen Sie die Einmal-Betriebscodes. Diese können nur in der Rolle Betrieb nach Abschluss der Registrierung in der Web-App erzeugt werden können (Login über die Website am PC, Smartphone oder Tablet). 
• Senden Sie die Einmal-Betriebscodes an die gewünschten Personen. 
• Sobald diese sich durch die Codes mit dem Betrieb verknüpft haben, können Azubis und Ausbildende einander in der Verwaltungsansicht der Web-App zugewiesen werden (die Verknüpfung von Azubis, muss vom Betrieb zuvor bestätigt werden). 
• Anschließend können die Azubis ihre Berichte digital erfassen. Die Ausbildungsverantwortlichen können diese Berichte empfangen, kommentieren und signieren (oder ablehnen).
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Vorteile:

• Bessere Kontrolle
• Azubis werden automatisch an offene Berichte erinnert
• Zeitersparnis bei der Prüfung und Freigabe der Berichte
• Die Pflege des Berichtshefts ist jederzeit mobil möglich

Sobald sich Azubis und deren Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in der Verwaltungsansicht der Web-App (Rolle: Betrieb).

Azubis und Ausbildungsverantwortliche benötigen einen Einmal-Betriebscode, um sich mit dem Betrieb zu verknüpfen. Die Codes können in der Rolle “Betrieb” nach Abschluss der Registrierung in der Web-App erzeugt und geteilt werden. Die Verknüpfung von Azubis muss durch den Betrieb in der Web-App bestätigt werden.

Betriebe können zusätzlich zu einem Profilbild eine Firmenlogo einbinden, welches auch den mit dem Betrieb verknüpften Mitarbeitenden und Azubis angezeigt wird. Um ein Logo einzubinden kann dieses im Einstellungsbereich unter “Betrieb” hochgeladen werden.

Sollte es während der Ausbildung zu einem Betriebswechsel kommen, können die Auszubildenden das digitale Berichtsheft weiterhin ohne Datenverlust in der digitalen Berichtsheft App führen. Dazu müssen sich die Azubis lediglich mit dem neuen Betrieb verknüpfen. Der vorherige Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Auszubildende ohne eine erneute Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis ebenfalls weiter nutzen. Dabei fällt allerdings die Funktion für die digitale Signierung durch die Ausbildenden weg. Die Berichte müssen dann als PDF ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden konventionell zur Unterschrift vorgelegt werden.

Nach der Bestätigung einer Verknüpfung mit einem Azubi durch den Betrieb beginnt das App-Abonnement mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase. Wird das Abonnement während der Testphase gekündigt, bzw. der Azubi vom Betrieb entfernt, so entstehen keine Kosten. Nach Ablauf der Testphase wird das App-Abonnement automatisch kostenpflichtig. Die Testphase und die Kostenpflicht, gelten für alle mit dem Betrieb verknüpften Azubis einzeln. Es gelten die auf der Website ausgewiesenen Preise.

Nach der Bestätigung der Verknüpfung beginnt die 30-tägige Testphase. Nach deren Ablauf entsteht automatisch ein kostenpflichtiges App-Abonnement – die Testphase und die Kostenpflicht gelten pro Azubi, der mit dem Betrieb verknüpft ist.

Die App-Abonnements können durch die Betriebe entweder per SEPA-Lastschrift oder durch die Hinterlegung einer gültigen Kreditkarte bezahlt werden. Eine Zahlung über andere Zahlungsmittel (z.B. PayPal) ist nicht möglich. 

Um die Berichtshefte über den 30-tägigen Testzeitraum hinaus einsehen und signieren zu können, muss der Betrieb seine Zahlungsdaten noch während der Testphase im Verwaltungsbereich in der Web-App hinterlegen.

Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird der Azubi nach ca. einem Tag nach Ablauf der Testphase automatisch vom Betrieb entfernt. 

Die Rechnungen werden pro Azubi und Abrechnungszyklus automatisch erzeugt und den Betrieben per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet. Darüber hinaus können Betriebe die aktuellen Rechnungen im Verwaltungsbereich der Web-App einsehen und herunterladen.

Das App-Abonnement beginnt als Zyklusanker am Ende des 30-tägigen Testzeitraums. Beginnt der Zyklus z.B. am 4. eines Monats, so wird die Abrechnung für die Verlängerung des Abonnements nach Ablauf des Zyklus von sechs Monaten entsprechend wieder am 4. des Monats fällig. Fällt der Abrechnungszyklus auf den 31. eines Monats, so gilt nach Ablauf des Abrechnungszyklus der letzte Tag des Monats (z.B. der 28. Februar).

Die Rechnungen werden pro Azubi und Abrechnungszyklus einzeln verwaltet. Eine Zusammenlegung ist daher systembedingt nicht möglich.

Betriebe können im Verwaltungsbereich der Web-App von den Anmeldedaten abweichende Angaben für die Rechnungsstellung hinterlegen.

Werden Zahlungsdaten für einen Azubi während eines bereits aktiven Abonnements ungültig, so wird der Zugriff auf das Berichtsheft nach Ablauf einer Frist von 14 Tagen vorübergehend gesperrt. Die Freischaltung des Berichtshefts erfolgt durch die Hinterlegung gültiger Zahlungsdaten.

Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird ein Azubi automatisch wieder vom Betrieb entfernt. Der Azubi kann jedoch mit einem neuen Betriebscode wieder mit dem Betrieb verknüpft werden.

Nach Ablauf der Testphase wird das App-Abonnement automatisch kostenpflichtig. Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird der Azubi nach ca. einem Tag nach Ablauf der Testphase automatisch vom Betrieb entfernt und es entstehen keine Kosten.

Um ein Abonnement zu kündigen, genügt es in der Verwaltungsansicht in der Web-App, die Verknüpfung mit einem Azubi zu lösen, bzw. den Azubi zu entfernen. Der Zugriff auf das Berichtsheft endet unmittelbar mit dem Entfernen. Wenn ein Azubi vor Ablauf der 30-tägigen Testphase vom Betrieb entfernt wird, entstehen keine Kosten. Wurden Azubis nach der Testphase aus Versehen entfernt, so können diese mit einem neuen Betriebscode wieder verknüpft und innerhalb des jeweiligen Abonnements ohne erneute Testphase reaktiviert werden.

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber gestattet, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung einer Berichtsheft-App ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Elektronische Signaturen sind hierdurch ausdrücklich erlaubt.

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung einer Berichtsheft-App ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Die Azubi App erfüllt die formellen Anforderungen an einen elektronischen Ausbildungsnachweis und ist somit auch IHK und HWK konform.

Im Ausbildungsvertrag muss angegeben werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 Berufsbildungsgesetz (BBiG)). Der Eintrag zur Führung eines elektronischen Ausbildungsnachweises im Ausbildungsvertrag ist somit eine Voraussetzung für die Nutzung der digitalen Berichtsheft-App. Zur Erfüllung der Vorgaben bieten wir eine Vorlage an:

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Ja, der Ausbildungsvertrag kann auch nachträglich geändert werden. Das bedeutet, auch wenn mit schriftlichen Ausbildungsnachweisen begonnen wurde und dies im Vertrag als Eintrag festgehalten wurde, kann jederzeit ein Wechsel erfolgen (der Wechsel muss der zuständigen Kammer oder Innung angezeigt werden). 

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Aufgrund der Begründung des Gesetzgebers sowie aus pragmatischen Gründen wird allgemein folgende Unterscheidung entsprechend dem üblichen Sprachgebrauch empfohlen:

• Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis handschriftlich geführt wird.
• Beim elektronischen Führen hingegen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen, zum Beispiel bei der Azubi-App, sondern auch schon bei der Erstellung der Ausbildungsnachweise am Computer mit gängigen Schreibprogrammen (Word, Excel). Ein elektronischer Erstellungsprozess schließt nicht aus, dass der Ausbildungsnachweis durch Ausdruck und Unterschrift in ein Schriftdokument umgewandelt wird.

Fehlt im Ausbildungsvertrag die Angabe, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden soll, ist diese Angabe zwingend nachträglich zu ergänzen (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG). 

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Ein falsch gesetztes Kreuz berührt weder die Eintragungsfähigkeit des Ausbildungsverhältnisses noch die Gültigkeit des Ausbildungsvertrages. Die Kammer/Innung ist nicht dazu verpflichtet, nachzuprüfen, ob die angegebene Art und Weise der Führung des Ausbildungsnachweises in der Praxis tatsächlich so wie im Vertrag angegeben erfolgt. Auch auf die Prüfungszulassung hat es keinen Einfluss, wenn die Ausbildungsnachweise schriftlich eingereicht werden, obwohl das elektronische Führen im Ausbildungsvertrag vereinbart war.

Das digitale Berichtsheft der Azubi-App erfüllt die formellen Vorgaben für das Führen von Ausbildungsnachweisen und kann nach Vorgabe des Prüfungsausschusses elektronisch (per E-Mail) oder ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden. Ein Vordruck für die Bestätigung der elektronischen Signatur findet sich im Downloadbereich. Dieses Formular muss ausgedruckt von den jeweiligen Ausbildungsverantwortlichen und Azubis unterschrieben und zur Prüfung mitgebracht werden.

Hintergrund:

Gem. §§ 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO, 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG ist zur Prüfung zugelassen, wer einen von den Ausbildenden und den Auszubildenden „abgezeichneten“ Ausbildungsnachweis vorgelegt hat.