Häufige Fragen

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

Den Rollen „Betrieb/Leitung“ und „Extern“ obliegt es, den Azubis ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt, nachdem ein Azubi einen solchen Code in der App eingetragen hat.

Der Verknüpfungs-Code (Ziffernfolge) kann aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Azubis finden die Funktion im Menü unter „Externe Personen“ (via Button mit QR-Code-Symbol). Azubis die noch nicht mit einem Betrieb verknüpft sind, sehen auf dem Homescreen einen verlinkten Hinweis zur Verknüpfung mit einem Betrieb.

Verknüpfungs-Codes (Ziffernfolge) können aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Es obliegt der Rolle „Betrieb/Leitung“ Azubis und Ausbildende einander zuzuweisen. Die Zuweisung erfolgt über das jeweilige Teamprofil eines Azubis oder einer Person in der Rolle „Ausbildung“. Hierbei sind auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Ein Azubi kann sich mit mehreren Lehrkräften verknüpfen. Es obliegt den Lehrerinnen und Lehrern (Rolle: "Extern"), den Azubis jeweils ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen.

Es obliegt der Rolle „Extern“, den Azubis jeweils einen Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Ein Azubi kann sich auf diesem Weg mit mehreren „Externen“ (z. B. Lehrer, Betreuerin, Prüfer, etc.) verknüpfen.

Davon ausgehend, dass unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen von unterschiedlichen Ausbildungsverantwortlichen repräsentiert werden, kann die Rolle „Betrieb/Leitung“ eine betriebsinterne Versetzung durch eine Veränderung der Zuweisungen zwischen Azubis und Ausbildenden abbilden. Durch die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung können sowohl mehrere Ausbildende/Abteilungen gleichzeitig, sowie auch nacheinander oder überlappend für einen Azubi und dessen Berichtsheft (mit)verantwortlich sein.

Bei der Umsetzung der Azubi-App wurde großen Wert auf eine weitgehend barrierefreie Gestaltung und Programmierung gelegt. Die Software wurde für Screenreader optimiert und hinsichtlich der Typografie (Lesbarkeit), der Interface-Elemente (im Rahmen des Sinnvollen) und der Farbdarstellung (bspw. aktivierbarer Kontrastmodus), für eine möglichst inklusive Nutzbarkeit im Sinne des BFSG und des European Accessibility Act (EAA) optimiert.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Bei der Registrierung kann zwischen diesen vier Rollen gewählt werden:

• Azubi
• Betrieb / Leitung (Geschäftsführung, Inhaber, HR-Leitung, … )
• Ausbildung (Ausbilder, Betreuer, … )
• Extern (Lehrkräfte, Prüfer, Eltern, …)

Azubis können ihr Berichtsheft mit der App führen, welches nach einer entsprechenden Verknüpfung oder Zuweisung von den übrigen Rollen eingesehen und kommentiert, sowie vom Betrieb oder den Ausbildenden signiert, bzw. bestätigt werden kann.

Die Rolle Betrieb / Leitung verwaltet die Unternehmensdaten, die Abonnements und Zahlungen und hat Zugriff auf das Personal und alle Berichtshefte. Die Rolle kann Verknüpfungscodes erstellen, um dem Unternehmen Azubis und Ausbildende hinzuzufügen. Die Rolle kann alle Berichtshefte einsehen und signieren

Die Rolle Ausbildung (z. B. eine Ausbilderin oder ein Personalreferent) ist eine optionale Rolle für Betriebe, in denen mehrere Personen für die Ausbildung der Azubis verantwortlich sind. Ausbildende werden den Azubis vom Betrieb zugewiesen und haben jeweils nur Zugriff auf die Azubis, die Ihnen zugwiesen wurden.

Die Rolle Extern ist für Personen gedacht, die im Kontext eines Azubis oder dessen Ausbildung Verantwortung tragen, oder die der Berufsschule angehören. Die Rolle eignet sich z. B: für Berufsschullehrer, Eltern minderjähriger Azubis,  Prüfungs- und Ausbildungsverantwortliche (ÜLU/ÜBA) oder Lehrlingsbeauftragte. Externe können sich durch ihren Verknüpfungscode mit Azubis verbinden und dann die Berichtshefte der Azubis einsehen und deren Einträge bei Bedarf kommentieren.

Wenn wir von der Web-App sprechen, dann meinen wir den Aufruf der App-Software über die Website (unabhängig ob vom PC, Tablet oder Smartphone). 

Wenn wir von Mobile-App sprechen, dann sind damit die aus den App-Stores geladenen Apps für Smartphones mit Android oder iOS Betriebssystem gemeint.

Bestimmte Funktionen wie die Registrierung (alle Rollen) oder die Verwaltung von Mitarbeitenden (Rolle Betrieb), sind nur über die Web-App möglich, siehe hierzu auch die Tabelle unter dem Menüpunkt “Mobile App”.

Die Nutzung der App ist in den Rollen „Azubi“, „Ausbildung“ und "Lehrkraft" und „Extern“ grundsätzlich kostenfrei.

Betriebe, welche die Berichtsheft-App einsetzen möchten, sind nach einer kostenlosen 30-tägigen Testphase je Azubi verpflichtet, eine Nutzungsgebühr zu entrichten – siehe hierzu die Seite Preise. Azubis können die App auch ohne eine Verknüpfung mit einem Betrieb dauerhaft kostenfrei nutzen. Die wesentlichen Vorteile der App – z.B. die Möglichkeit digitaler Signaturen, die Messenger-Funktionen sowie die Einsicht in die Aktivitäten der Ausbildungsverantwortlichen – stehen dann jedoch nicht zur Verfügung.

Der Zeitpunkt ab dem das Berichtsheft digital geführt wird, kann in der App vom Azubi frei gewählt werden.

Folgende Daten werden für die Registrierung benötigt:

• Rolle (Azubi, Betrieb/Leitung, Ausbildung, Lehrkraft, Extern)
• Vorname und Nachname
• Anrede (Keine Angabe, Frau, Mann)
• E-Mail-Adresse

für Azubis zudem:

• Ausbildungsstart
• Ausbildungsende
• Zeitpunkt, ab welchem das digitale Berichtsheft geführt werden soll
• Berichtsheftmodus (Tages- oder Wochenberichtsheft)

für Betriebe zudem:

• Adresse des Betriebs
• Telefonnummer
• Zugehörigkeit zu einer Innung

Der Ausbildungsnachweis kann als PDF-Datei in einer übersichtlichen Darstellung nach Tagen oder Wochen (abhängig vom Modus des Berichtshefts) ausgegeben werden. Auf dem Deckblatt des Dokuments werden wesentliche Daten wie Name, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum, sowie ggf. der Status der Signaturen dargestellt. Fotos oder Zusatzberichte, können als Anhang des Berichtshefts mit ausgegeben werden. 

Sollte es zu einem Ausbildungsabbruch kommen, kann die Verknüpfung zwischen Azubi und Betrieb von beiden Seiten gelöst werden. Der Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten. Azubis behalten bis zur Löschung des eigenen Kontos den Zugriff auf ihre Berichtsheft-Daten.

Jedes Konto kann vollständig und inklusive aller Daten im Einstellungsbereich unter “Login & Account” gelöscht werden. Achtung: das Löschen des Kontos und der Daten kann nicht widerrufen werden.

Profilbilder können optional für jedes Konto im Einstellungsbereich der App hochgeladen werden.

Hat man sich z.B. von einem fremden Computer aus in der App angemeldet und vergessen sich dort wieder abzumelden, so gibt es die Möglichkeit, sich im Einstellungsbereich unter “Login & Account”, von allen Geräten abzumelden.

Im Einstellungsbereich in der App unter “Account & Login” können sowohl die hinterlegte E-Mailadresse, wie auch das Passwort geändert werden. Sollte das Passwort vergessen worden sein, so kann dieses über den “Passwort vergessen?”-Link zurückgesetzt werden (neben dem Login-Feld für das Passwort).

Über die Chat-Funktion können Azubis, Ausbildende und Betriebe über die App miteinander kommunizieren, sofern ein Betrieb die Funktion aktiviert hat. Es können darüber auch Sammelnachrichten versendet werden. So kann der Betrieb z.B. eine Nachricht an alle Azubis auf einmal versenden. Die Nachrichten werden sowohl als Verlauf im Einzelchat, wie auch als (Push) Benachrichtigungen angezeigt.

Zwischen Azubis und Lehrkräften und Azubis und Externen Personen können ebenfalls Mitteilungen ausgetauscht werden, sofern Lehrkräfte und Externe die Chatfunktion jeweils aktiviert haben.

Über die Multi-Status-Auswahl im Berichtsheft können jedem Tag bis zu drei Status-Einträge zugewiesen werden – z. B. Schule, Betrieb und Krank, für den Fall wenn man morgens in der Berufsschule war, ab mittags im Betrieb und dann vor Ende der Arbeitszeit Migräne bekommen hat und die Arbeit abbrechen musste.

Beim Ausfüllen des Wochenberichtshefts werden die Tage jeweils einzeln ausgewählt und mit einem Status-Eintrag oder bis zu drei Status-Einträgen typisiert. Typisiert bedeutet dabei, dass den Tagen zugeordnet wird, was gemacht wurde, bzw. an welchem Lernort man war (z.B. Schule) oder ob man z.B. frei hatte oder krank war. Es kann dadurch zugeordnet werden, an welchen Tagen im Betrieb gearbeitet oder die Schule besucht wurde etc. 

Bei der Registrierung können Azubis zwischen der Führung des digitalen Ausbildungsnachweises als Wochenberichtsheft oder Tagesberichtsheft wählen. Die Führung sollte also am besten vorab mit dem Betrieb abgesprochen werden, da es je nach Betrieb und Branche unterschiedliche Anforderungen geben kann. In den Einstellungen unter “Ausbildung & Berichtsheft” kann die Führung auch auch nachträglich umgestellt werden. Bei der Umstellung von einem Tages- auf ein Wochenberichtsheft, werden alle früheren Tages-Einträge in Wochenberichte umgewandelt. Die Umwandlung von einem Wochen- zu einem Tagesberichtsheft ist ebenfalls möglich, jedoch nicht ratsam, da dabei alle Einträge für einer Woche auf einen Tag reduziert werden.

Auf der Grundlage eines vom BIBB betreuten und geförderten Modellversuchs wurde eine neue Form des Ausbildungsnachweises konzipiert. 

“Im Zentrum des Ganzheitlichen Ausbildungsnachweises steht ein Abgleich der tatsächlichen Ausbildungsinhalte mit den Inhalten des Ausbildungsrahmenplanes des entsprechenden Ausbildungsberufes und die Reflexion des Erlernten durch die Auszubildenden selbst. Darüber hinaus werden vermehrt Feedbackmöglichkeiten geschaffen, um die Frequenz der Kommunikation unter den Ausbildungsakteur/innen zu erhöhen. Durch die stärkere Teilhabe am gesamten Ausbildungsprozess sollen die Auszubildenden sich frühzeitig an eine selbständige und selbstreflektive Arbeitsweise gewöhnen, um eine Steigerung ihrer (beruflichen) Handlungskompetenz (Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Selbst-, bzw. Individualkompetenz) zu erreichen.”

Quelle: www.foraus.de/de/themen/foraus_110406.php

In den Einstellungen der App unter "Ausbildung & Berichtsheft" kann der Ganzheitliche-Ausbildungsnachweis als Option gewählt werden (Erweiterte Eingabe aktivieren). Dadurch können die Einträge im Berichtsheft um die Laufende Nummer (Lfd. Nr.) des Ausbildungsrahmenplanes ergänzt werden. Durch die Aktivierung der erweiteren Eingabe, wird auch die Einschätzung der Umsetzung der Ausbildungsinhalte durch eine Punktevergabe von 1 bis 5 möglich. Die Punkteskala bezieht sich dabei auf die Erwartungen, welche an die Azubis unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Ausbildungs- und Wissenstandes gestellt werden:

 1 = Erwartungen nicht erfüllt; 2 = Erwartungen teilweise erfüllt; 3 = Erwartungen überwiegend erfüllt;  4 = Erwartungen erfüllt;  5 = Erwartungen übertroffen

Dabei soll sich ein Azubi zunächst selbst einschätzen. Jede einzelne Tätigkeit kann nach diesem Prinzip bewertet werden. Nachdem der Azubi den Bericht zum Signieren eingereicht hat, kann die ausbildungsverantwortliche Person die jeweiligen Einschätzungen des Azubis annehmen oder andernfalls auf der Skala von 1 bis 5 abweichend bewerten.

Sollten jemals technische Probleme mit der App auftauchen, die sich nicht selbstständig über den FAQ-Bereich lösen lassen, so ist es für die Lösung des Problems hilfreich, seine Support-ID mit anzugeben.  Die Support-ID ist im Einstellungsbereich der App unter “Hilfe & Kontakt” zu finden.

Sollten jemals technische oder andere Probleme mit der App auftauchen, versuchen Sie diese zuerst selbstständig über den FAQ-Bereich zu lösen.

Lassen sich die Probleme nicht über den FAQ-Bereich lösen, so finden Sie in der App im Einstellungsbereich unter “Hilfe & Kontakt” entsprechende Kontaktdaten. Für die weitere Lösung des Problems ist es zudem hilfreich, die Support-ID mit anzugeben. Die Support-ID ist ebenfalls im Einstellungsbereich der App unter “Hilfe & Kontakt” zu finden.

Wenn die Anmeldung/Registrierung bzw. die Software in seltenen Fällen nicht lädt oder im Prozess hängen bleibt, kann es oft daran liegen, dass die Anwendung im Netzwerk blockiert wurde.
Um dieses Problem zu beheben, muss die eigene IT kontaktiert werden, damit diese den Zugriff freigibt.

Folgende Domains müssen für den Zugriff auf die Google-Cloud-Services freigegeben werden:
*.cloudfunctions.net
*.firebaseapp.com
*.appspot.com
*.googleapis.com

Dabei könnte "*.cloudfunctions.net" bereits reichen, um Ihre Problem zu beheben.

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Davon ausgehend, dass unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen von unterschiedlichen Ausbildungsverantwortlichen repräsentiert werden, kann die Rolle „Betrieb/Leitung“ eine betriebsinterne Versetzung durch eine Veränderung der Zuweisungen zwischen Azubis und Ausbildenden abbilden. Durch die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung können sowohl mehrere Ausbildende/Abteilungen gleichzeitig, sowie auch nacheinander oder überlappend für einen Azubi und dessen Berichtsheft (mit)verantwortlich sein.

Es obliegt der Rolle „Extern“, den Azubis jeweils einen Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Ein Azubi kann sich auf diesem Weg mit mehreren „Externen“ (z. B. Lehrer, Betreuerin, Prüfer, etc.) verknüpfen.

Ein Azubi kann sich mit mehreren Lehrkräften verknüpfen. Es obliegt den Lehrerinnen und Lehrern (Rolle: "Extern"), den Azubis jeweils ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen.

Es obliegt der Rolle „Betrieb/Leitung“ Azubis und Ausbildende einander zuzuweisen. Die Zuweisung erfolgt über das jeweilige Teamprofil eines Azubis oder einer Person in der Rolle „Ausbildung“. Hierbei sind auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Den Rollen „Betrieb/Leitung“ und „Extern“ obliegt es, den Azubis ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt, nachdem ein Azubi einen solchen Code in der App eingetragen hat.

Der Verknüpfungs-Code (Ziffernfolge) kann aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Azubis finden die Funktion im Menü unter „Externe Personen“ (via Button mit QR-Code-Symbol). Azubis die noch nicht mit einem Betrieb verknüpft sind, sehen auf dem Homescreen einen verlinkten Hinweis zur Verknüpfung mit einem Betrieb.

Verknüpfungs-Codes (Ziffernfolge) können aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

• Die Registrierung ist leicht und schnell abgeschlossen.
• Auszubildende benötigen eine E-Mail-Adresse und ein Smartphone oder ein Tablet oder PC.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. Im Rahmen der Registrierung über den Browser, bzw. der Web-App legen sich die Auszubildenden ein Profil an und tragen ein, ab wann und wie das digitale Berichtsheft geführt wird, sowie den Beginn und das Ende der Ausbildung. 
• Zuerst wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellt.
• Diese E-Mail-Adresse muss dann bestätigt werden.
• Zuletzt können dann alle Daten eingetragen und der Betriebcode zur Verknüpfung eingegeben werden.

• Sobald die Azubis den Betriebscode ihres Betriebs erhalten und eingegeben (oder den QR-Code eingescannt) haben, wird die Verknüpfung mit dem Betrieb ermöglicht (der Betrieb muss diese Verknüpfung noch bestätigen).
• Die Ausbildungsnachweise (Berichte) können nach der Bestätigung der Verknüpfung durch den Betrieb durch diesen, oder einen vom Betrieb zugewiesenen Ausbildungsverantwortlichen, digital kommentiert, abgelehnt oder signiert werden. Einmal signierte Berichte können im Nachhinein generell nicht mehr verändert werden. Ausbildungsverantwortliche verfügen jedoch über die Möglichkeit, eine bereits erfolgte Signatur rückgängig zu machen.
• Azubis können sich die App für iOS oder Android im jeweiligen App-Store nach der Registrierung kostenlos aufs Handy laden.

• Zusätzliche Funktionen:

• Statushinweise informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also die Ausbildenden einen Eintrag signieren oder ablehnen. Ein übersichtliches Farbsystem zeigt den persönlichen Bearbeitungsstand. Mit automatischen Benachrichtigungen wird an noch offene Ausbildungsnachweise (Berichte) erinnert.
• Bei Handyverlust oder Wechsel gehen keine Daten verloren, sie sind in der Cloud gespeichert und stehen nach einem Login in die App zur Verfügung.
• Azubis können die App auch ohne einen verknüpften Betrieb nutzen (Solo-Modus). Die wesentlichen Vorteile der App – die Möglichkeit der digitalen Signierung, die Messenger-Funktionen, sowie die Einsicht in die Aktivitäten durch die Ausbildungsverantwortlichen – können dann jedoch nicht genutzt werden. Die Berichtsheft-Einträge werden digital über die App erfasst, müssen den Ausbildungsverantwortlichen jedoch dann konventionell auf Papier oder als PDF zur Unterschrift vorgelegt werden (Menü-Link im Berichsheft “PDF-Export”). 
• Zusatzberichte wie Monats- oder Fachberichte können angelegt, aus einer Datei hochgeladen oder direkt in der App geschrieben und gespeichert werden. Zusatzberichte können in gleicher Weise kommentiert und signiert werden, wie die laufenden Berichte.

• Vorteile:

• Automatische Synchronisierung
• Automatisierte Vorschläge für Tätigkeiten
• Unkompliziertes Hinzufügen von Fotos und Dokumenten möglich
• Ausgabe (auch Ausdrucken) und Verschicken von einzelnen Berichten 

Auch Azubis ohne eine Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis nutzen. Dabei fällt jedoch die wichtigste Funktion der digitalen Signatur weg. Die Berichte müssen dann als PDF-Dokument ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden zur Unterschrift vorgelegt werden.

Sobald sich Azubis und Ausbildende mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander von der Rolle „Betrieb/Leitung“ zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in in der jeweiligen Profil-Ansicht sowohl bei den Azubis, wie auch bei den Ausbildenden. Hierbei sind jeweils auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Mit der Azubi-App wird der Ausbildungsnachweis täglich oder wöchentlich und auf Wunsch mit einer Stundenübersicht geführt. Die Ausbildungsnachweise können von den Ausbildungsverantwortlichen täglich oder wochenweise signiert werden.

Sollte es während der Ausbildung zu einem Betriebswechsel kommen, können die Auszubildenden das digitale Berichtsheft weiterhin ohne Datenverlust in der digitalen Berichtsheft App führen. Dazu müssen sich die Azubis lediglich mit dem neuen Betrieb verknüpfen. Der vorherige Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Auszubildende ohne eine erneute Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis ebenfalls weiter nutzen. Dabei fällt allerdings die Funktion für die digitale Signierung durch die Ausbildenden weg. Die Berichte müssen dann als PDF ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden konventionell zur Unterschrift vorgelegt werden.

Eine Änderung der Ausbildungsdaten kann erforderlich werden, wenn ein Azubi die Ausbildung verkürzt oder wenn die Lehrzeit verlängert werden muss. Die Ausbildungsdaten können jeweils nur durch den Azubi selbst angepasst werden. Dies ist im Einstellungsbereich der Anwendung unter “Ausbildung & Berichtsheft” möglich.

Berichtshefteinträge können geändert werden (sofern sie abgelehnt oder noch nicht zur Signierung eingereicht wurden) indem der jeweilige Eintrag aufgerufen wird. Dort dann einfach auf den zu ändernden Bereich bzw. Tätigkeitseintrag klicken. Dieser kann dann geändert oder auch entfernt werden - das gleiche gilt für eventuell angefügte Bilder und Dokumente. Bereits signierte Einträge können im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Der Typ eines Eintrags (bspw. Schule, Betrieb) kann durch Klick auf das Tages-Status Auswahl oben beim Eintrag geändert oder ergänzt werden.

In den Einstellungen unter “Ausbildung & Berichtsheft” können die regelmäßig freien Wochentage vorausgewählt werden. Die angegebenen Tage werden dann immer automatisch auf “signiert” gestellt. Diese automatischen Einträge können jedoch nachträglich bearbeitet werden, wenn z.B. ausnahmsweise an einem Wochenende gearbeitet wird.

Bei der Registrierung können Azubis zwischen der Führung des digitalen Ausbildungsnachweises als Wochenberichtsheft oder Tagesberichtsheft wählen. Die Führung sollte also am besten vorab mit dem Betrieb abgesprochen werden, da es je nach Betrieb und Branche unterschiedliche Anforderungen geben kann. In den Einstellungen unter “Ausbildung & Berichtsheft” kann die Führung auch auch nachträglich umgestellt werden. Bei der Umstellung von einem Tages- auf ein Wochenberichtsheft, werden alle früheren Tages-Einträge in Wochenberichte umgewandelt. Die Umwandlung von einem Wochen- zu einem Tagesberichtsheft ist ebenfalls möglich, jedoch nicht ratsam, da dabei alle Einträge für einer Woche auf einen Tag reduziert werden.

In den Einstellungen der App unter "Ausbildung & Berichtsheft" kann der Ganzheitliche-Ausbildungsnachweis als Option gewählt werden (Erweiterte Eingabe aktivieren). Dadurch können die Einträge im Berichtsheft um die Laufende Nummer (Lfd. Nr.) des Ausbildungsrahmenplanes ergänzt werden. Durch die Aktivierung der erweiteren Eingabe, wird auch die Einschätzung der Umsetzung der Ausbildungsinhalte durch eine Punktevergabe von 1 bis 5 möglich. Die Punkteskala bezieht sich dabei auf die Erwartungen, welche an die Azubis unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Ausbildungs- und Wissenstandes gestellt werden:

 1 = Erwartungen nicht erfüllt; 2 = Erwartungen teilweise erfüllt; 3 = Erwartungen überwiegend erfüllt;  4 = Erwartungen erfüllt;  5 = Erwartungen übertroffen

Dabei soll sich ein Azubi zunächst selbst einschätzen. Jede einzelne Tätigkeit kann nach diesem Prinzip bewertet werden. Nachdem der Azubi den Bericht zum Signieren eingereicht hat, kann die ausbildungsverantwortliche Person die jeweiligen Einschätzungen des Azubis annehmen oder andernfalls auf der Skala von 1 bis 5 abweichend bewerten.

Über die Multi-Status-Auswahl im Berichtsheft können jedem Tag bis zu drei Status-Einträge zugewiesen werden – z. B. Schule, Betrieb und Krank, für den Fall wenn man morgens in der Berufsschule war, ab mittags im Betrieb und dann vor Ende der Arbeitszeit Migräne bekommen hat und die Arbeit abbrechen musste.

Beim Ausfüllen des Wochenberichtshefts werden die Tage jeweils einzeln ausgewählt und mit einem Status-Eintrag oder bis zu drei Status-Einträgen typisiert. Typisiert bedeutet dabei, dass den Tagen zugeordnet wird, was gemacht wurde, bzw. an welchem Lernort man war (z.B. Schule) oder ob man z.B. frei hatte oder krank war. Es kann dadurch zugeordnet werden, an welchen Tagen im Betrieb gearbeitet oder die Schule besucht wurde etc. 

Um sich zu verknüpfen, benötigt der Azubi einen Verknüpfungscode, den die Lehrkraft dem Azubi über die App zur Verfügung stellt. Dieser Code kann vom Azubi in den Einstellungen unter “Externe Personen” eingegeben werden. Danach kann die Lehrkraft auf das Berichtsheft des Azubis zugreifen und alle Einträge einsehen und bei Bedarf kommentieren. Azubis können die Lehrerinnen und Lehrer auf gleichem Weg wechseln oder entfernen, wenn sich z.B. die Schule oder die zuständige Lehrkraft ändert. Auch der Chat steht nach einer Verknüpfung zur Verfügung, sofern die Lehrkraft diese Funktion aktiviert hat.

Es können unterschiedliche Dokumentformate an die Berichte angehängt werden. Sowohl PDFs und Bilder (z.B. jpg und png) aber z.B. auch Excel- und Word-Dokumente.

Die Berichte werden zwischengespeichert, auch wenn sie noch nicht eingereicht wurden. Die Berichte und Anhänge werden bereits beim Bearbeiten in der Cloud gesichert, so dass die angehängten Dokumente und die Berichte über verschiedene Geräte eingesehen und geändert werden können.

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Davon ausgehend, dass unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen von unterschiedlichen Ausbildungsverantwortlichen repräsentiert werden, kann die Rolle „Betrieb/Leitung“ eine betriebsinterne Versetzung durch eine Veränderung der Zuweisungen zwischen Azubis und Ausbildenden abbilden. Durch die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung können sowohl mehrere Ausbildende/Abteilungen gleichzeitig, sowie auch nacheinander oder überlappend für einen Azubi und dessen Berichtsheft (mit)verantwortlich sein.

Es obliegt der Rolle „Betrieb/Leitung“ Azubis und Ausbildende einander zuzuweisen. Die Zuweisung erfolgt über das jeweilige Teamprofil eines Azubis oder einer Person in der Rolle „Ausbildung“. Hierbei sind auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Den Rollen „Betrieb/Leitung“ und „Extern“ obliegt es, den Azubis ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt, nachdem ein Azubi einen solchen Code in der App eingetragen hat.

Der Verknüpfungs-Code (Ziffernfolge) kann aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Azubis finden die Funktion im Menü unter „Externe Personen“ (via Button mit QR-Code-Symbol). Azubis die noch nicht mit einem Betrieb verknüpft sind, sehen auf dem Homescreen einen verlinkten Hinweis zur Verknüpfung mit einem Betrieb.

Verknüpfungs-Codes (Ziffernfolge) können aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

• Die Registrierung ist leicht und schnell abgeschlossen.
• Betriebe (bzw. eine den Betrieb vertretende Person) benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android ist die Registrierung nicht möglich. 
• Zuerst wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellt.
• Diese E-Mail-Adresse muss dann bestätigt werden.
• Danach können dann alle restlichen Daten eingepflegt werden.
• Anschließend ist die Software bereit und es können Azubis und optional auch Ausbilderinnen und Ausbilder mit dem Betrieb verknüpft werden, um die Vorteile der App zu nutzen.

• Um Auszubildende und Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb zu verknüpfen, nutzen Sie die Einmal-Betriebscodes. Diese können nur in der Rolle Betrieb nach Abschluss der Registrierung in der Web-App erzeugt werden können (Login über die Website am PC, Smartphone oder Tablet). 
• Senden Sie die Einmal-Betriebscodes an die gewünschten Personen. 
• Sobald diese sich durch die Codes mit dem Betrieb verknüpft haben, können Azubis und Ausbildende einander in der Verwaltungsansicht der Web-App zugewiesen werden (die Verknüpfung von Azubis, muss vom Betrieb zuvor bestätigt werden). 
• Anschließend können die Azubis ihre Berichte digital erfassen. Die Ausbildungsverantwortlichen können diese Berichte empfangen, kommentieren und signieren (oder ablehnen).
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also wenn z.B. Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Vorteile:

• Bessere Kontrolle
• Azubis werden automatisch an offene Berichte erinnert
• Zeitersparnis bei der Prüfung und Freigabe der Berichte
• Die Pflege des Berichtshefts ist jederzeit mobil möglich

Azubis und Ausbildungsverantwortliche benötigen einen Einmal-Betriebscode, um sich mit dem Betrieb zu verknüpfen. Die Codes können in der Rolle “Betrieb” nach Abschluss der Registrierung in der Web-App erzeugt und geteilt werden. Die Verknüpfung von Azubis muss durch den Betrieb in der Web-App bestätigt werden.

Sobald sich Azubis und Ausbildende mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander von der Rolle „Betrieb/Leitung“ zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in in der jeweiligen Profil-Ansicht sowohl bei den Azubis, wie auch bei den Ausbildenden. Hierbei sind jeweils auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Sollte es während der Ausbildung zu einem Betriebswechsel kommen, können die Auszubildenden das digitale Berichtsheft weiterhin ohne Datenverlust in der digitalen Berichtsheft App führen. Dazu müssen sich die Azubis lediglich mit dem neuen Betrieb verknüpfen. Der vorherige Betrieb und eventuelle Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Auszubildende ohne eine erneute Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis ebenfalls weiter nutzen. Dabei fällt allerdings die Funktion für die digitale Signierung durch die Ausbildenden weg. Die Berichte müssen dann als PDF ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden konventionell zur Unterschrift vorgelegt werden.

Betriebe können zusätzlich zu einem Profilbild ein Firmenlogo einbinden, welches auch den verknüpften Mitarbeitenden und Azubis beim Betrieb angezeigt wird. Um ein Logo einzubinden kann dieses im Einstellungsbereich unter “Betrieb” hochgeladen werden.

Betriebe, bzw. Verantwortliche, die in der Rolle Betrieb in der App angemeldet sind, können die Berichtshefte aller Azubis auch als PDF exportieren, versenden, ausdrucken oder als Link (QR-Code) teilen. Die Funktion findet sich bei den Berichtsheften oben rechts in der Ecke als Textlink. Für den Export kann der Zeitraum ausgewählt werden und gewählt werden, ob der Dokument-Anhang mit ausgegeben werden soll. Es kann dabei auch nach signierten und eingereichten Berichten gefiltert werden. So können sich die Verantwortlichen die Berichte bei situativem Bedarf auch auf Papier durchlesen oder anderweitig ablegen.

Signaturen im Berichtsheft können rückgängig gemacht werden. Das kann in manchen Fällen nötig werden, wenn z.B. ein Fehler erst nachträglich auffällt. Der Widerruf einer bestehenden Signatur kann von allen Ausbildungsverantwortlichen durchgeführt werden. Die Funktion findet man bei dem entsprechenden Berichtsheftseintrag unter der Ansicht „Aktivitäten“ (wo dieser Widerruf auch protokolliert wird). Der Azubi kann den Bericht dann noch einmal bearbeiten und neu einreichen.

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Davon ausgehend, dass unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen von unterschiedlichen Ausbildungsverantwortlichen repräsentiert werden, kann die Rolle „Betrieb/Leitung“ eine betriebsinterne Versetzung durch eine Veränderung der Zuweisungen zwischen Azubis und Ausbildenden abbilden. Durch die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung können sowohl mehrere Ausbildende/Abteilungen gleichzeitig, sowie auch nacheinander oder überlappend für einen Azubi und dessen Berichtsheft (mit)verantwortlich sein.

Es obliegt der Rolle „Betrieb/Leitung“ Azubis und Ausbildende einander zuzuweisen. Die Zuweisung erfolgt über das jeweilige Teamprofil eines Azubis oder einer Person in der Rolle „Ausbildung“. Hierbei sind auch Mehrfachzuweisungen möglich.

• Die Registrierung ist leicht und schnell abgeschlossen.
• Ausbildende benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. 
• Zuerst wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellt.
• Diese E-Mail-Adresse muss dann bestätigt werden.
• Zuletzt können dann alle Daten eingetragen werden.
• Um die Funktionen der App nutzen zu können, muss der Betrieb einen Betriebscode zur Verknüpfung zur Verfügung stellen und der Ausbilderin oder dem Ausbilder anschließend Auszubildende zuweisen.

• Ausbildende erhalten ebenso wie Azubis von ihrem Betrieb einen individuellen Betriebscode, welcher in der App eingegeben wird und somit eine Verknüpfung zum Betrieb herstellt. Anschließend muss der Betrieb in der Verwaltungsebene der Web-App Azubis und Ausbildende einander zuweisen. Erst nach der Zuweisung zu mindestens einem Azubi, steht den Ausbildungsverantwortlichen der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Bei den Ausbildenden erscheint das Azubi-Profil nach der Zuweisung in der Verwaltungsoberfläche.
• Anschließend können die Ausbildenden Ausbildungsnachweise empfangen, kommentieren und signieren (oder ablehnen) und die Messenger-Funktionen nutzen.
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Vorteile:

• Alle Berichte und alle Azubis auf einen Blick
• Automatische Synchronisierung
• Praktische Wochen- und Monatsansicht
• Mehrere Berichte mit einem Klick signierbar
• Keine Begrenzung der Auszubildenden
• Zeitersparnis bei der Prüfung der Berichte

Sobald sich Azubis und Ausbildende mit dem Betrieb verknüpft haben, können diese einander von der Rolle „Betrieb/Leitung“ zugewiesen werden. Die Einstellungen hierfür finden sich in in der jeweiligen Profil-Ansicht sowohl bei den Azubis, wie auch bei den Ausbildenden. Hierbei sind jeweils auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Ausbildende können Berichtshefte ihrer Azubis auch selbst als PDF exportieren, versenden, ausdrucken oder als Link (QR-Code) teilen. Die Funktion findet sich bei den Berichtsheften oben rechts in der Ecke als Textlink. Für den Export kann der Zeitraum ausgewählt werden und gewählt werden, ob der Dokument-Anhang mit ausgegeben werden soll. Es kann dabei auch nach signierten und eingereichten Berichten gefiltert werden. So können sich die Ausbildenden die Berichte bei situativem Bedarf auch auf Papier durchlesen oder anderweitig ablegen.

In den Einstellungen der App unter "Ausbildung & Berichtsheft" kann der Ganzheitliche-Ausbildungsnachweis als Option gewählt werden (Erweiterte Eingabe aktivieren). Dadurch können die Einträge im Berichtsheft um die Laufende Nummer (Lfd. Nr.) des Ausbildungsrahmenplanes ergänzt werden. Durch die Aktivierung der erweiteren Eingabe, wird auch die Einschätzung der Umsetzung der Ausbildungsinhalte durch eine Punktevergabe von 1 bis 5 möglich. Die Punkteskala bezieht sich dabei auf die Erwartungen, welche an die Azubis unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Ausbildungs- und Wissenstandes gestellt werden:

 1 = Erwartungen nicht erfüllt; 2 = Erwartungen teilweise erfüllt; 3 = Erwartungen überwiegend erfüllt;  4 = Erwartungen erfüllt;  5 = Erwartungen übertroffen

Dabei soll sich ein Azubi zunächst selbst einschätzen. Jede einzelne Tätigkeit kann nach diesem Prinzip bewertet werden. Nachdem der Azubi den Bericht zum Signieren eingereicht hat, kann die ausbildungsverantwortliche Person die jeweiligen Einschätzungen des Azubis annehmen oder andernfalls auf der Skala von 1 bis 5 abweichend bewerten.

Bei der Registrierung können Azubis zwischen der Führung des digitalen Ausbildungsnachweises als Wochenberichtsheft oder Tagesberichtsheft wählen. Die Führung sollte also am besten vorab mit dem Betrieb abgesprochen werden, da es je nach Betrieb und Branche unterschiedliche Anforderungen geben kann. In den Einstellungen unter “Ausbildung & Berichtsheft” kann die Führung auch auch nachträglich umgestellt werden. Bei der Umstellung von einem Tages- auf ein Wochenberichtsheft, werden alle früheren Tages-Einträge in Wochenberichte umgewandelt. Die Umwandlung von einem Wochen- zu einem Tagesberichtsheft ist ebenfalls möglich, jedoch nicht ratsam, da dabei alle Einträge für einer Woche auf einen Tag reduziert werden.

Über die Multi-Status-Auswahl im Berichtsheft können jedem Tag bis zu drei Status-Einträge zugewiesen werden – z. B. Schule, Betrieb und Krank, für den Fall wenn man morgens in der Berufsschule war, ab mittags im Betrieb und dann vor Ende der Arbeitszeit Migräne bekommen hat und die Arbeit abbrechen musste.

• Die Registrierung ist leicht und schnell abgeschlossen.
• Lehrkräfte registrieren sich unter der Rolle "Extern" und können die berufliche Funktion im zweiten Schritt der Regsitrierung wählen.
• Berufsschullehrer und Berufsschullehrerinnen benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. 
• Zuerst wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellt.
• Diese E-Mail-Adresse muss dann bestätigt werden.
• Zuletzt können dann alle Daten eingetragen werden.
• Um die Funktionen der App nutzen zu können, muss die Lehrkraft den Azubis anschließend Verknüpfungscodes zur Verknüpfung stellen, welche in der App erzeugt werden können. Nachdem die Azubis die Verknüpfung darüber hergestellt haben, erhält die Lehrkraft Einsicht in die Berichtshefte, die Möglichkeit Kommentare zu hinterlassen sowie die Chatfunktion (Messenger) zu nutzen.

Den Rollen „Betrieb/Leitung“ und „Extern“ obliegt es, den Azubis ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt, nachdem ein Azubi einen solchen Code in der App eingetragen hat.

Der Verknüpfungs-Code (Ziffernfolge) kann aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Azubis finden die Funktion im Menü unter „Externe Personen“ (via Button mit QR-Code-Symbol). Azubis die noch nicht mit einem Betrieb verknüpft sind, sehen auf dem Homescreen einen verlinkten Hinweis zur Verknüpfung mit einem Betrieb.

Verknüpfungs-Codes (Ziffernfolge) können aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Ein Azubi kann sich mit mehreren Lehrkräften verknüpfen. Es obliegt den Lehrerinnen und Lehrern (Rolle: "Extern"), den Azubis jeweils ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

• Lehrkräfte können sich durch ihren Verknüpfungscode mit ihren Azubis verknüpfen.
• Dieser Code können nach Abschluss der Registrierung in der App dargestellt werden 
• Senden Sie den Verknüpfungscode an die Azubis, für die Sie zuständig sind.
• Sobald sich ein Azubi mit einer Lehrkraft verknüpft hat, erhält diese Zugriff auf das Berichtsheft des entsprechenden Azubis.  
• Die Einträge im Berichtsheft können Sie nun zur Lernortkooperation einsehen und kommentieren.
• Die Messenger-Funktionen mit den Azubis (Chat) können optional deaktiviert werden (Einstellungen)
• Verknüpfungen können auch jederzeit wieder gelöst werden

Vorteile:

• Alle Berichte und alle Azubis auf einen Blick
• Kontaktdaten der Betriebe und Ausbildenden (sofern verknüpft/hinterlegt)
• Automatische Synchronisierung
• Praktische Wochen- und Monatsansicht
• Nachrichten an alle Azubis senden
• Keine Begrenzung der Auszubildenden
• Einblick in die betrieblichen Abläufe und Tätigkeiten
• Bessere Unterstützung der Azubis (Lernortkooperation)

Um sich mit den Azubis zu verknüpfen, müssen die Lehrerinnen und Lehrer Verknüpfungscode zur Verfügung stellen. Diese Funktion ist zur leichten Auffindbarkeit auch auf der Startseite der App verlinkt. Den Code müssen Sie den Azubis zur Verfügung stellen, damit diese sich darüber verknüpfen können. Nach Eingabe des Codes werden Azubis unmittelbar mit der Lehrkraft verknüpft.

Lehrerinnen und Lehrer können die Berichtshefte ihrer Azubis auch als PDF exportieren, versenden, ausdrucken oder als Link (QR-Code) teilen. Die Funktion findet sich bei den Berichtsheften oben rechts in der Ecke als Textlink. Für den Export kann der Zeitraum ausgewählt werden und gewählt werden, ob der Dokument-Anhang mit ausgegeben werden soll. Es kann dabei auch nach signierten und eingereichten Berichten gefiltert werden. So können sich die Lehrkräfte die Berichte bei situativem Bedarf auch auf Papier durchlesen oder anderweitig ablegen.

• Die Registrierung ist leicht und schnell abgeschlossen.
• Externe Personen benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website in der Web-App. In den mobilen Apps für iOS und Android, ist die Registrierung nicht möglich. 
• Zuerst wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellt.
• Diese E-Mail-Adresse muss dann bestätigt werden.
• Zuletzt können dann alle Daten eingetragen werden.
• Um die Funktionen der App nutzen zu können, müssen externe den Azubis anschließend den persönlichen Verknüpfungscode zur Verknüpfung stellen, welcher aus der App heraus dargestellt oder geteilt werden kann. Nachdem die Azubis die Verknüpfung darüber hergestellt haben, erhält die externe Person Einsicht in die Berichtshefte, die Möglichkeit Kommentare zu hinterlassen sowie die Chatfunktion (Messenger) zu nutzen.

Um sich mit Azubis zu verknüpfen, müssen externe Personen ihren Verknüpfungscode teilen. Diese Funktion ist zur leichten Auffindbarkeit auch auf dem Homescreen (Startseite) der App verlinkt. Den Code sendet man an die Azubis, damit diese sich darüber verknüpfen können. Nach Eingabe des Codes werden Azubis unmittelbar verknüpft.

Alternativ kann zur Verknüpfung via Zifferncode auch ein QR-Code genutzt werden, der von der Externen-Person in der App angezeigt und vom Azubi über die App (via Smartphone-Kamera) eingescannt werden kann.

Sobald sich ein Azubi mit einer „Externen Person“ verknüpft hat, erhält diese Zugriff auf das Berichtsheft des entsprechenden Azubis.  

Prüferinnen und Prüfer, die sich unter Extern registrieren, sehen eine zusammenfassende Prüfungsansicht mit allen erforderlichen Angaben zu einem Berichtsheft und können KI-Funktionen nutzen, um die vorliegenden Berichte zügig zu analysieren. 

Lehrkräfte und andere Externe können eingereichte und signierte Einträge im Berichtsheft des Azubis einsehen und bei Bedarf kommentieren.

In der Profilansicht eines Azubis können verknüpfte Externe die Kontaktdaten der seitens Betrieb verknpften Ausbildungsverantwortlichen einsehen (soweit diese hinterlegt wurden).

Zusätzlich stehen Messenger-Funktionen mit den Azubis zur Verfügung (Chat), diese können optional deaktiviert werden (Einstellungen).

Verknüpfungen zwischen Externen und Azubis können jederzeit wieder gelöst werden.

Den Rollen „Betrieb/Leitung“ und „Extern“ obliegt es, den Azubis ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt, nachdem ein Azubi einen solchen Code in der App eingetragen hat.

Der Verknüpfungs-Code (Ziffernfolge) kann aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Azubis finden die Funktion im Menü unter „Externe Personen“ (via Button mit QR-Code-Symbol). Azubis die noch nicht mit einem Betrieb verknüpft sind, sehen auf dem Homescreen einen verlinkten Hinweis zur Verknüpfung mit einem Betrieb.

Verknüpfungs-Codes (Ziffernfolge) können aus der App heraus entweder kopiert, verschickt, oder auch visuell als QR-Code dargestellt (via Button mit QR-Code-Symbol) und von den Azubis über deren Smartphone-App direkt eingelesen werden.

Es obliegt der Rolle „Extern“, den Azubis jeweils einen Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Ein Azubi kann sich auf diesem Weg mit mehreren „Externen“ (z. B. Lehrer, Betreuerin, Prüfer, etc.) verknüpfen.

Die (persönlichen) Notizen sind für alle Rollen ausschließlich für einen Nutzer selbst im eigenen Account sichtbar (eingeloggter User) sofern die persönlichen Zugangsdaten nicht kompromittiert oder freiwillig weitergegeben wurden.

Über die Notizen-Funktion kann man sich selbst Erinnerungen setzen. Diese Möglichkeit eignet sich zum Beispiel, um ein anstehendes Feedbackgespräch zu planen oder um einen Geburtstag nicht zu vergessen. Registrierte Prüferinnen und Prüfer können sich in der Prüfungsnansicht je verknüpftem Azubi zusätzliche Erinnerungen setzen.

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

Die Rolle „Extern“ eignet sich zum Beispiel für Prüfungsverantwortliche, für Lehrkräfte, für Eltern minderjähriger Azubis, für Betreuungspersonal im Rahmen von überbetrieblichen Lehrgängen oder für den Fall, dass z. B. jemand seitens der Kammer Einsicht in ein Berichtsheft nehmen möchte.

Ein solcher Zugriff ist erst möglich, nachdem ein Azubi den Verknüpfungscode der externen Person bei sich in der App unter „Einstellungen“/„Lehrkräfte & Externe Personen“ eingetragen und bestätigt hat.

Nach der Bestätigung der Verknüpfung beginnt die 30-tägige Testphase. Nach deren Ablauf entsteht automatisch ein kostenpflichtiges App-Abonnement – die Testphase und die Kostenpflicht gelten pro Azubi, der mit dem Betrieb verknüpft ist.

Nach der Bestätigung einer Verknüpfung mit einem Azubi durch den Betrieb beginnt das App-Abonnement mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase. Wird das Abonnement während der Testphase gekündigt, bzw. der Azubi vom Betrieb entfernt, so entstehen keine Kosten. Nach Ablauf der Testphase wird das App-Abonnement automatisch kostenpflichtig. Die Testphase und die Kostenpflicht, gelten für alle mit dem Betrieb verknüpften Azubis einzeln. Es gelten die auf der Website ausgewiesenen Preise.

Nach Ablauf der Testphase wird das App-Abonnement automatisch kostenpflichtig. Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird der Azubi nach ca. einem Tag nach Ablauf der Testphase automatisch vom Betrieb entfernt und es entstehen keine Kosten.

Um ein Abonnement zu kündigen, genügt es in der Verwaltungsansicht in der Web-App, die Verknüpfung mit einem Azubi zu lösen, bzw. den Azubi zu entfernen oder wahlweise das entsprechende Abonnement zum Laufzeitende zu kündigen. Der Zugriff auf das Berichtsheft endet unmittelbar mit dem Entfernen oder nach Ende der Laufzeit. Wenn ein Azubi vor Ablauf der 30-tägigen Testphase vom Betrieb entfernt wird, entstehen keine Kosten. Wurden Azubis nach der Testphase aus Versehen entfernt, so können diese mit einem neuen Betriebscode wieder verknüpft und innerhalb des jeweiligen Abonnements ohne erneute Testphase reaktiviert werden.

Um die Berichtshefte über den 30-tägigen Testzeitraum hinaus einsehen und signieren zu können, muss der Betrieb seine Zahlungsdaten noch während der Testphase im Verwaltungsbereich in der Web-App hinterlegen.

Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird der Azubi nach ca. einem Tag nach Ablauf der Testphase automatisch vom Betrieb entfernt. 

Die App-Abonnements können durch die Betriebe entweder per SEPA-Lastschrift oder durch die Hinterlegung einer gültigen Kreditkarte bezahlt werden. Eine Zahlung über andere Zahlungsmittel (z.B. PayPal) ist nicht möglich. 

Werden innerhalb der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegt und sind durch den Betrieb zuvor noch keine Zahlungen gebucht worden (z.B. für andere Azubis), so wird ein Azubi automatisch wieder vom Betrieb entfernt. Der Azubi kann jedoch mit einem neuen Betriebscode wieder mit dem Betrieb verknüpft werden.

Werden Zahlungsdaten für einen Azubi während eines bereits aktiven Abonnements ungültig, so wird der Zugriff auf das Berichtsheft nach Ablauf einer Frist von 14 Tagen vorübergehend gesperrt. Die Freischaltung des Berichtshefts erfolgt durch die Hinterlegung gültiger Zahlungsdaten.

Betriebe können im Verwaltungsbereich der Web-App von den Anmeldedaten abweichende Angaben für die Rechnungsstellung hinterlegen.

Dafür müssen Sie in der Betriebsrolle auf den Menü-Punkt "Zahlungen" gehen. Unter dem Menüpunkt "Abrechnungsdaten" können folgende Daten für die Rechnungen angepasst werden:

• Unternehmen (Firmierung)
• E-Mail-Adresse (Buchhaltung)
• Telefon
• Straße und Hausnummer
• PLZ
• Stadt
• Land

Die geänderten Zahlungsdaten müssen am Ende noch bestätigt werden.
Ab diesem Zeitpunkt kommen zukünftigen Rechnungen mit den geänderten Daten an die angepasste Adresse.

Die Rechnungen werden pro Azubi und Abrechnungszyklus automatisch erzeugt und den Betrieben per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet. Darüber hinaus können Betriebe die aktuellen Rechnungen im Verwaltungsbereich der Web-App einsehen und herunterladen. 

Unter dem Menüpunkt "Abrechnungsdaten" können folgende Daten für die Rechnungen abgerufen und angepasst werden:

• Unternehmen (Firmierung)
• E-Mail-Adresse (Buchhaltung)
• Telefon
• Straße und Hausnummer
• PLZ
• Stadt
• Land

Wenn die Zahlungsdaten geändert werden, muss dies am Ende bestätigt werden.
Ab diesem Zeitpunkt kommen zukünftigen Rechnungen mit den geänderten Daten an die angepasste Adresse.

Die Rechnungen werden pro Azubi und Abrechnungszyklus einzeln verwaltet. Eine Zusammenlegung ist daher systembedingt nicht möglich.

Das App-Abonnement beginnt als Zyklusanker am Ende des 30-tägigen Testzeitraums. Beginnt der Zyklus z.B. am 4. eines Monats, so wird die Abrechnung für die Verlängerung des Abonnements nach Ablauf des Zyklus von sechs Monaten entsprechend wieder am 4. des Monats fällig. Fällt der Abrechnungszyklus auf den 31. eines Monats, so gilt nach Ablauf des Abrechnungszyklus der letzte Tag des Monats (z.B. der 28. Februar).

Das Berichtsheft, ob digital oder auf Papier, muss immer vom Betrieb, also dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und damit auch bezahlt werden. Für Azubis ist das Berichtsheft also immer kostenlos.

Die Azubi-App bietet Ausbildungsverantwortlichen mehrere Funktionen, um die Abläufe rund um die Ausbildung zu organisieren. Neben der Kernfunktion, der Führung des Berichtshefts (Ausbildungsnachweis), verfügt die App über verschiedene weitere Funktionen.

Azubis können in der App auch weiterführende Berichte wie zum Beispiel Monats- oder Fachberichte erfassen und diese auf Wunsch als PDF-Dokument ausgeben und/oder ggf. zur Signatur einreichen.

Allen Nutzenden der App stehen zudem persönliche Notizen zur Verfügung, über welche z. B. auch persönliche Termin-Erinnerungen gesetzt werden können. Notizen eignen sich sowohl zum Festhalten von Ideen, Anmerkungen oder Zielvorgaben, wie auch zur Erinnerung an Personal- oder Feedbackgespräche.

Zur internen Kommunikation können Betriebe und Ausbildende auch den integrierten Messenger (Chat) für die Kommunikation rund um die Ausbildung nutzen und über diesen auch Sammelnachrichten versenden (z. B. an alle Azubis).

Abteilungswechsel, bzw. wechselnde oder überlappende Zuständigkeiten, können durch die Rolle „Betrieb/Leitung“ durch die Zuweisung oder Mehrfachzuweisung von Ausbildungsverantwortlichen (Rolle: „Ausbildung“) organisiert werden.

Darüber hinaus bietet die Azubi-App Funktionen zur Lernortkooperation an und ermöglicht die Verknüpfung zwischen Lehrkräften oder Externen (Personen) mit Azubis (bspw. für Prüfungsverantwortliche). Eine Verknüpfung gewährt verknüpften Personen außerhalb des Betriebs Einsicht in entsprechende Berichtshefte, sowie die Möglichkeit, Berichte zu kommentieren und die Messenger-Funktion zu nutzen.

Das Berichtsheft (signierte oder eingereichte Berichte, sowie Zusatzberichte sowie Bild- oder Dokumentanhänge) können zudem zu jeder Zeit als PDF-Dokument und nach Zeitraum gefasst ausgeben und bei Bedarf auch direkt per E-Mail versendet werden.

Zusätzlich kann ein Berichtsheft über die Funktion "Export/Teilen" auch via Link oder QR-Code für 45 Tage zugänglich gemacht werden – etwa für Zwischen- oder Abschlussprüfungen, bzw. zur Übermittlung an die Kammer (IHK/HWK). Diese Prüfungsansicht der App hält für Prüferinnen und Prüfer zur Auswertung der Ausbildungnachweise auch eine KI-Report Funktion sowie einen KI-Chat bereit.  

Bei der Umsetzung der Azubi-App wurde großen Wert auf eine weitgehend barrierefreie Gestaltung und Programmierung gelegt. Die Software wurde für Screenreader optimiert und hinsichtlich der Typografie (Lesbarkeit), der Interface-Elemente (im Rahmen des Sinnvollen) und der Farbdarstellung (bspw. aktivierbarer Kontrastmodus), für eine möglichst inklusive Nutzbarkeit im Sinne des BFSG und des European Accessibility Act (EAA) optimiert.

Davon ausgehend, dass unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen von unterschiedlichen Ausbildungsverantwortlichen repräsentiert werden, kann die Rolle „Betrieb/Leitung“ eine betriebsinterne Versetzung durch eine Veränderung der Zuweisungen zwischen Azubis und Ausbildenden abbilden. Durch die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung können sowohl mehrere Ausbildende/Abteilungen gleichzeitig, sowie auch nacheinander oder überlappend für einen Azubi und dessen Berichtsheft (mit)verantwortlich sein.

Es obliegt der Rolle „Extern“, den Azubis jeweils einen Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen. Ein Azubi kann sich auf diesem Weg mit mehreren „Externen“ (z. B. Lehrer, Betreuerin, Prüfer, etc.) verknüpfen.

Ein Azubi kann sich mit mehreren Lehrkräften verknüpfen. Es obliegt den Lehrerinnen und Lehrern (Rolle: "Extern"), den Azubis jeweils ihren Verknüpfungscode zur Verfügung zu stellen um einen entsprechenden Zugriff auf das Berichtsheft zu ermöglichen.

Es obliegt der Rolle „Betrieb/Leitung“ Azubis und Ausbildende einander zuzuweisen. Die Zuweisung erfolgt über das jeweilige Teamprofil eines Azubis oder einer Person in der Rolle „Ausbildung“. Hierbei sind auch Mehrfachzuweisungen möglich.

Aufgrund der Begründung des Gesetzgebers sowie aus pragmatischen Gründen wird allgemein folgende Unterscheidung entsprechend dem üblichen Sprachgebrauch empfohlen:

• Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis handschriftlich geführt wird.
• Beim elektronischen Führen hingegen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen, zum Beispiel bei der Azubi-App, sondern auch schon bei der Erstellung der Ausbildungsnachweise am Computer mit gängigen Schreibprogrammen (Word, Excel). Ein elektronischer Erstellungsprozess schließt nicht aus, dass der Ausbildungsnachweis durch Ausdruck und Unterschrift in ein Schriftdokument umgewandelt wird.

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber gestattet, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung einer Berichtsheft-App ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Elektronische Signaturen sind hierdurch ausdrücklich erlaubt.

Das digitale Berichtsheft der Azubi-App erfüllt die formellen Vorgaben für das Führen von Ausbildungsnachweisen und kann nach Vorgabe des Prüfungsausschusses wahlweise elektronisch (als PDF per E-Mail oder digital via Link, bzw. QR-Code) oder ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden und an die Kammer (IHK/HWK) übermittelt werden.

Ein Vordruck für die Bestätigung der elektronischen Signatur findet sich im Downloadbereich. Dieses Formular muss ausgedruckt von den jeweiligen Ausbildungsverantwortlichen und Azubis unterschrieben und zur Prüfung mitgebracht werden.

Hintergrund:

Gem. §§ 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO, 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG ist zur Prüfung zugelassen, wer einen von den Ausbildenden und den Auszubildenden „abgezeichneten“ Ausbildungsnachweis vorgelegt hat.

Ein falsch gesetztes Kreuz berührt weder die Eintragungsfähigkeit des Ausbildungsverhältnisses noch die Gültigkeit des Ausbildungsvertrages. Die Kammer/Innung ist nicht dazu verpflichtet, nachzuprüfen, ob die angegebene Art und Weise der Führung des Ausbildungsnachweises in der Praxis tatsächlich so wie im Vertrag angegeben erfolgt. Auch auf die Prüfungszulassung hat es keinen Einfluss, wenn die Ausbildungsnachweise schriftlich eingereicht werden, obwohl das elektronische Führen im Ausbildungsvertrag vereinbart war.

Fehlt im Ausbildungsvertrag die Angabe, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden soll, ist diese Angabe zwingend nachträglich zu ergänzen (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG). 

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung einer Berichtsheft-App ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Die App erfüllt die formellen Anforderungen nach HWK und IHK und ermöglichlicht auch den sogenannten "Ganzheitlichen-Ausbildungsnachweis" gemäß BIBB. Je nach Branche und Region können die Anforderungen der Prüfungskommissionen an die Berichtsheftführung im Detail unterschiedlich ausfallen. Auskunft erhalten Sie bei den für Sie zuständigen Stellen. 

Im Ausbildungsvertrag muss angegeben werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 Berufsbildungsgesetz (BBiG)). Der Eintrag zur Führung eines elektronischen Ausbildungsnachweises im Ausbildungsvertrag ist somit eine Voraussetzung für die Nutzung der digitalen Berichtsheft-App. Zur Erfüllung der Vorgaben bieten wir eine Vorlage an:

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Ja, der Ausbildungsvertrag kann auch nachträglich geändert werden. Das bedeutet, auch wenn mit schriftlichen Ausbildungsnachweisen begonnen wurde und dies im Vertrag als Eintrag festgehalten wurde, kann jederzeit ein Wechsel erfolgen (der Wechsel muss der zuständigen Kammer oder Innung angezeigt werden). 

Anlage zum Berufsausbildungsvertrag – Digitale Führung des Ausbildungsnachweises

Ein klassisches Berichtsheft wird auf Papier geführt. Bei digitalen Berichtsheften, kann das Berichtsheft in Word, über eine Website oder in einer App geschrieben werden. Die digitalen Berichtshefte können dann auch digital signiert werden – so kann viel Papier und Zeit gespart werden.

Ja, Azubis müssen ein Berichtsheft führen, da sie sonst nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) nicht zur Abschlussprüfung zugelassen werden. Das Berichtsheft kann dabei klassisch auf Papier und seit 2017 auch digital geführt werden. Dafür eigenen sich z.B. Berichtsheft-Apps wie unsere.

Das Berichtsheft, ob digital oder auf Papier, muss immer vom Betrieb, also dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und damit auch bezahlt werden. Für Azubis ist das Berichtsheft also immer kostenlos.

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber gestattet, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung eines digitalen online Berichtshefts (z.B. als App) ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Elektronische Signaturen sind hierdurch ausdrücklich erlaubt.

Im Ausbildungsvertrag muss angegeben werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 Berufsbildungsgesetz). Der Eintrag zur Führung eines elektronischen Ausbildungsnachweises im Ausbildungsvertrag ist somit eine Voraussetzung für die Nutzung der digitalen Berichtsheft-App.

Zur Erfüllung der Vorgaben bieten wir eine Vorlage an.

Das digitale Berichtsheft kann prinzipiell von allen Ausbildungsberufen verwendet werden, da Berufsbezeichnungen und freie Tage individuell eingestellt werden können und da die App flexibel nutzbare Funktionen zur Erfassung von Ausbildungsnachweisen bietet.

Um das digitale Berichtsheft führen zu können, müssen sich der Betrieb, Azubis, Ausbildenden oder Lehrkräfte zunächst registrieren (Link in der Kopfleiste der Website). Zudem muss die Form der Berichtsheftführung (schriftlich/elektronisch) im Ausbildungsvertrag angegeben werden (siehe auch Downloads).

Das Berichtsheft kann vom Azubi, dem Betrieb oder den Ausbildungsverantwortlichen als PDF exportiert werden. Diese PDF kann dann so an das Prüfungsamt gesendet oder falls nötig ausgedruckt und per Post an das Prüfungsamt geschickt werden. 

Zusätzlich können Prüferinnen und Prüfer ein Berichtsheft auch papierlos via Link (oder QR-Code) einsehen. Ein hierfür ersteller Link (oder QR-Code) ist jeweils 45 Tage gültig und ermöglich in diesem Zeitraum einen digitalen Zugang zum jeweiligen Berichtsheft. Diese Prüfungsansicht kann von den Azubis sowie von allen verknüpften Ausbildungsveratwortlichen direkt aus der App heraus geteilt werden.

Die digitale Prüfungsnansicht der Zubido-App bietet eine schnelle Übersicht über den jeweilige Status und unterstützt Prüfungsverantwortliche mit hilfreichen KI-Funktionen. 

Es gibt verschiedene Vorlagen im Internet, die du für dein Berichtsheft nutzen kannst. Am besten sprichst du die Anforderungen vorher mit deinem Ausbilder oder deiner Ausbilderin ab. Zudem gibt es auch die Möglichkeit das Berichtsheft digital zu führen – am besten mit einer Berichtsheft-App. Eine App bietet dir alle Optionen und du musst dich um keine extra Vorlage kümmern.

Ohne ein vollständiges Berichtsheft können Azubis nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) nicht zur Abschlussprüfung zugelassen werden. Dabei muss per Unterschrift bestätigt werden, dass das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt worden ist.

Meist reicht die stichpunktartige Beschreibung der Tätigkeit bereits aus. Mache Betriebe möchten jedoch auch ausformulierte Texte. Am besten klärst du die Anforderungen direkt mit deiner Ausbilderin oder deinem Ausbilder ab.

Für Azubis und Ausbildende ist das Berichtsheft von Zubido immer kostenlos.

Für Betriebe, welche die Berichtsheft-App einsetzen möchten, ist die Nutzung kostenpflichtig (nach einer 30-tägigen Testphase je Azubi). 

Ein Berichtsheft muss einige formale Kriterien erfüllen, damit man zur Prüfung zugelassen wird. Auf jedem Blatt muss der Name, das Ausbildungsjahr und der Berichtszeitraum stehen. Wie ausführlich das Berichtsheft sein soll hängt vom Betrieb ab, meist reichen aber schon Stichpunkte. Zudem muss meistens ergänzt werden, wie lange eine Tätigkeit gedauert hat. Auch Unterweisungen, betrieblicher Unterricht. Lehrgespräche oder sonstige Schulungen werden im Berichtsheft dokumentiert. 

Da das Berichtsheft ein wichtiger Teil der Ausbildung ist, habt ihr ein Recht darauf, das Berichtsheft während eurer Arbeitszeit im Betrieb zu schreiben. 

Anfangs dauert es natürlich etwas länger, aber irgendwann hat man den Bogen raus und braucht für Tagesberichte nur noch ca. 5-10 min und für Wochenberichte ca. 30 min. Die Zeit kann dabei natürlich immer variieren – Fachberichte und Skizzen müssen dann zeitlich immer noch dazu gerechnet werden.

Das Berichtsheft kann handschriftlich auf Papier oder digital geführt werden. Dabei werden meist Tages- oder Wochenberichte geschrieben. Bei einem digitalen Berichtsheft kann dabei nicht nur Papier gespart werden, sondern vor allem Zeit. Denn das digitale Berichtsheft kann immer und überall geführt und kontrolliert werden. Zudem reduziert sich auch der Verwaltungsaufwand

Das Berichtsheft muss von der Ausbilderin oder dem Ausbilder kontrolliert werden. Durch eine Unterschrift bestätigt diese oder dieser, dass die Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt und geprüft worden sind.

Der Ausbildungsnachweis kann als PDF-Datei in einer übersichtlichen Darstellung nach Tagen oder Wochen (abhängig vom Modus des Berichtshefts) ausgegeben werden. Auf dem Deckblatt des Dokuments werden wesentliche Daten wie Name, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum, sowie ggf. der Status der Signaturen dargestellt. Fotos oder Zusatzberichte, können als Anhang des Berichtshefts mit ausgegeben werden. 

Der Zeitpunkt ab dem das Berichtsheft digital geführt wird, kann in der App vom Azubi frei gewählt werden.

Bei der Registrierung können Azubis zwischen der Führung des digitalen Ausbildungsnachweises als Wochenberichtsheft oder Tagesberichtsheft wählen. Die Führung sollte also am besten vorab mit dem Betrieb abgesprochen werden, da es je nach Betrieb und Branche unterschiedliche Anforderungen geben kann. In den Einstellungen unter “Ausbildung & Berichtsheft” kann die Führung auch auch nachträglich umgestellt werden. Bei der Umstellung von einem Tages- auf ein Wochenberichtsheft, werden alle früheren Tages-Einträge in Wochenberichte umgewandelt. Die Umwandlung von einem Wochen- zu einem Tagesberichtsheft ist ebenfalls möglich, jedoch nicht ratsam, da dabei alle Einträge für einer Woche auf einen Tag reduziert werden.

Auf der Grundlage eines vom BIBB betreuten und geförderten Modellversuchs wurde eine neue Form des Ausbildungsnachweises konzipiert. 

“Im Zentrum des Ganzheitlichen Ausbildungsnachweises steht ein Abgleich der tatsächlichen Ausbildungsinhalte mit den Inhalten des Ausbildungsrahmenplanes des entsprechenden Ausbildungsberufes und die Reflexion des Erlernten durch die Auszubildenden selbst. Darüber hinaus werden vermehrt Feedbackmöglichkeiten geschaffen, um die Frequenz der Kommunikation unter den Ausbildungsakteur/innen zu erhöhen. Durch die stärkere Teilhabe am gesamten Ausbildungsprozess sollen die Auszubildenden sich frühzeitig an eine selbständige und selbstreflektive Arbeitsweise gewöhnen, um eine Steigerung ihrer (beruflichen) Handlungskompetenz (Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Selbst-, bzw. Individualkompetenz) zu erreichen.”

Quelle: www.foraus.de/de/themen/foraus_110406.php

In den Einstellungen der App unter "Ausbildung & Berichtsheft" kann der Ganzheitliche-Ausbildungsnachweis als Option gewählt werden (Erweiterte Eingabe aktivieren). Dadurch können die Einträge im Berichtsheft um die Laufende Nummer (Lfd. Nr.) des Ausbildungsrahmenplanes ergänzt werden. Durch die Aktivierung der erweiteren Eingabe, wird auch die Einschätzung der Umsetzung der Ausbildungsinhalte durch eine Punktevergabe von 1 bis 5 möglich. Die Punkteskala bezieht sich dabei auf die Erwartungen, welche an die Azubis unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Ausbildungs- und Wissenstandes gestellt werden:

 1 = Erwartungen nicht erfüllt; 2 = Erwartungen teilweise erfüllt; 3 = Erwartungen überwiegend erfüllt;  4 = Erwartungen erfüllt;  5 = Erwartungen übertroffen

Dabei soll sich ein Azubi zunächst selbst einschätzen. Jede einzelne Tätigkeit kann nach diesem Prinzip bewertet werden. Nachdem der Azubi den Bericht zum Signieren eingereicht hat, kann die ausbildungsverantwortliche Person die jeweiligen Einschätzungen des Azubis annehmen oder andernfalls auf der Skala von 1 bis 5 abweichend bewerten.

Zusatzberichte wie Monats- oder Fachberichte, können in der App angelegt und entweder als Dokument (z.B. eingescannte Zeichnung oder handgeschriebener Bericht, PDF oder Word-Dokument) hochgeladen oder direkt in der Software verfasst werden. Zusatzberichte können genauso wie die Berichtshefteinträge eingereicht und dann von den Ausbildungsverantwortlichen über die Software kommentiert und signiert werden. So werden alle Nachweise zur Ausbildung an einem Ort erfasst und können jederzeit zusammen mit dem Ausbildungsnachweis exportiert werden, sei es für die Zwischenprüfung, ein Feedbackgespräch oder den Lehrabschluss.

Wie ein Zusatzbericht innerhalb der Software geschrieben werden kann, ist in dem Video zu sehen. Zur Gliederung können Überschriften eingesetzt werden. Texte können ganz einfach im Textfeld verfasst werden. Die Abschnitte können auch ganz leicht sortiert werden. Es können zudem auch Bilder (wie z.B. Skizzen)  und Dokumente (zB. Excel, Word) dem Bericht zugefügt werden, um die Themen zu visualisieren und besser zu erläutern.