Häufige Fragen

Alle Betriebe des Elektrohandwerks können die E-Zubis App nutzen. Betriebe, die Mitglied einer Innung sind (nicht zu verwechseln mit „Kammer"), erhalten Vorzugskonditionen. 

Seit 2017 ist es vom Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt, Ausbildungsnachweise elektronisch (digital) zu führen. Die Nutzung der E-Zubis App für das Elektrohandwerk ist daher für alle Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden, möglich. Elektronische Signaturen sind hierdurch ausdrücklich erlaubt.

Die Nutzung der E-Zubis App ist während der Testphase kostenlos. Nach Ablauf der Testphase bezahlen Betriebe für verknüpfte Auszubildende ein Nutzungsentgelt (siehe hierzu die Seite „Preise"). Ohne eine Verknüpfung mit einem Betrieb können Azubis die App dauerhaft kostenfrei nutzen, die Möglichkeit der digitalen Signierung durch die Ausbildenden kann dann jedoch nicht genutzt werden.

Im Ausbildungsvertrag muss zwingend angegeben werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 Berufsbildungsgesetz (BBiG)). Der Eintrag zur Führung eines elektronischen Ausbildungsnachweises im Ausbildungsvertrag ist somit eine Voraussetzung für die Nutzung der E-Zubis App.

Ja, der Ausbildungsvertrag kann auch nachträglich geändert werden. Das bedeutet, auch wenn mit schriftlichen Ausbildungsnachweisen begonnen wurde und dies im Vertrag als Eintrag festgehalten wurde, kann jederzeit ein Wechsel erfolgen (der Wechsel muss der zuständigen Kammer oder Innung angezeigt werden).

• Betriebe bzw. eine den Betrieb vertretende Person benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Die Registrierung erfolgt über den Link auf der Website oder in der App auf dem Smartphone.
• Um Auszubildende und Ausbildungsverantwortliche mit dem Betrieb zu verknüpfen, nutzen Sie den Betriebscode, welcher nach dem Registrieren zur Verfügung steht. Geben Sie den Betriebscode an die gewünschten Personen weiter. Sobald diese sich mit dem Betrieb verknüpft haben, können die Rollen in der Verwaltungsansicht zugewiesen werden.
• Anschließend können die Azubis ihre Berichte digital erfassen, und die Ausbildenden Ausbildungsnachweise empfangen, kommentieren und signieren.
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Wichtige Vorteile:

• Bessere Kontrolle
• Azubis werden automatisch an offene Berichte erinnert
• Zeitersparnis bei der Prüfung und Freigabe der Berichte

• Ausbildende benötigen eine E-Mail-Adresse und einen PC, ein Smartphone oder Tablet.
• Sie registrieren sich über den Link auf der Website oder in der App auf dem Smartphone.
• Sie erhalten von ihrem Betrieb einen Betriebscode, welcher in der App hinterlegt wird. Sobald der Betrieb Azubis und Ausbildende miteinander verknüpft, steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Bei den Ausbildenden erscheint das Azubi-Profil in der Verwaltungsoberfläche.
• Anschließend können die Ausbildenden Ausbildungsnachweise empfangen, kommentieren und signieren.
• Automatische Statusmeldungen informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also Auszubildende einen Eintrag verfasst haben.

Zusätzliche Funktionen:

• Alle Berichte und alle Azubis auf einen Blick
• Automatische Synchronisierung
• Praktische Wochen- und Monatsansicht
• Mehrere Berichte mit einem Klick signierbar
• Keine Begrenzung: neue Auszubildende können jederzeit hinzugefügt werden
• Zeitersparnis bei der Prüfung der Berichte

• Auszubildende laden sich die Azubi-App für iOS oder Android im jeweiligen App-Store kostenlos aufs Handy.
• Im Rahmen der Registrierung über den Browser oder die App legen sich die Auszubildenden ein Profil an und tragen ein, ab wann das digitale Berichtsheft geführt wird.
• Sobald die Auszubildenden den Betriebscode ihres Betriebs erhalten und eingegeben haben, wird die Verknüpfung hergestellt, und Ausbildungsnachweise können digital signiert werden.
• Signierte Berichte können nicht mehr verändert werden.
• Die Statushinweise informieren, wenn sich etwas im Ausbildungsnachweis ändert, also die Ausbildenden einen Eintrag signieren oder ablehnen. Ein übersichtliches Ampelsystem zeigt den persönlichen Bearbeitungsstand. Mit automatischen Benachrichtigungen wird an noch offene Ausbildungsnachweise erinnert.
• Bei Handyverlust oder Wechsel gehen keine Daten verloren, sie sind cloudbasiert gespeichert.

Zusätzliche Funktionen:

• Automatische Synchronisierung
• Automatisierte Vorschläge für Tätigkeiten
• Unkompliziertes Hinzufügen von Fotos und Dokumenten über die Kamera möglich
• Ausdrucken und Verschicken von einzelnen Berichten jederzeit möglich

Nutzung auch ohne Verknüpfung möglich:

Auch Auszubildende ohne eine Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis nutzen. Dabei fällt die Funktion der digitalen Signatur weg, die Berichte können als PDF-Dokument ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden zur Unterschrift vorgelegt werden.

Mit der E-Zubis App wird der Ausbildungsnachweis täglich zusammen und auf Wunsch mit einer Stundenübersicht geführt. Die Ausbildungsnachweise können vom Ausbildenden täglich oder für eine ganze Woche signiert werden.

Das digitale Berichtsheft der Azubi-App erfüllt die formellen Vorgaben für das Führen von Ausbildungsnachweisen und kann nach Vorgabe des Prüfungsausschusses elektronisch (per E-Mail) oder ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden. Ein Vordruck für die Bestätigung der elektronischen Signatur findet sich im Downloadbereich. Dieses Formular muss ausgedruckt von den jeweiligen Ausbildenden und Auszubildenden unterschrieben und zur Prüfung mitgebracht werden.

Hintergrund:

Gem. §§ 36 Abs. 1 Nr. 2 HwO, 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG ist zur Prüfung zugelassen, wer einen von Ausbildenden und Auszubildenden „abgezeichneten“ Ausbildungsnachweis vorgelegt hat.

Sollte es während der Ausbildung zu einem Betriebswechsel kommen, können die Auszubildenden das digitale Berichtsheft weiterhin ohne Datenverlust in der E-Zubis App führen. Dazu müssen sich neue Ausbildende lediglich mit dem jeweiligen Betrieb verknüpfen. Vorherige Ausbildende haben dann keinen Zugriff mehr auf die Daten. Auszubildende ohne eine erneute Verknüpfung zu einem Betrieb können die App für ihren Ausbildungsnachweis ebenfalls weiter nutzen. Dabei fällt allerdings die Funktion für die digitale Signierung durch die Ausbildenden weg. Die Berichte können als PDF ausgedruckt und den zuständigen Ausbildenden ganz konventionell zur Unterschrift vorgelegt werden.

Der Ausbildungsnachweis als PDF-Datei wird in einer übersichtlichen Wochenübersicht mit dem Namen, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum dargestellt.

Aufgrund der Begründung des Gesetzgebers sowie aus pragmatischen Gründen wird allgemein folgende Unterscheidung entsprechend dem üblichen Sprachgebrauch empfohlen:

• Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis handschriftlich geführt wird.
• Beim elektronischen Führen hingegen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen, zum Beispiel bei der E-Zubis App, sondern auch schon bei der Erstellung der Ausbildungsnachweise am Computer mit gängigen Schreibprogrammen (Word, Excel). Ein elektronischer Erstellungsprozess schließt nicht aus, dass der Ausbildungsnachweis durch Ausdruck und Unterschrift in ein Schriftdokument umgewandelt wird.

Ein falsch gesetztes Kreuz berührt weder die Eintragungsfähigkeit des Ausbildungsverhältnisses noch die Gültigkeit des Ausbildungsvertrages. Die Kammer/Innung ist nicht dazu verpflichtet, nachzuprüfen, ob die angegebene Art und Weise der Führung des Ausbildungsnachweises in der Praxis tatsächlich so wie im Vertrag angegeben erfolgt. Auch auf die Prüfungszulassung hat es keinen Einfluss, wenn die Ausbildungsnachweise schriftlich eingereicht werden, obwohl das elektronische Führen im Ausbildungsvertrag vereinbart war.

Fehlt im Ausbildungsvertrag die Angabe, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden soll, ist diese Angabe zwingend nachträglich zu ergänzen (§ 11 Abs. 1 Nr. 10 BBiG).